1. Tổ chức sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện là khi chúng ta tổ chức các hoạt động cho một sự kiện nào đó trong các lĩnh vực như xã hội, văn hóa, giải trí, thương mại, thể thao…bằng các hình thức sự kiện như hội nghị hội thảo, lễ hội, triển lãm…với mục đích quảng cáo và lan truyền các thông điệp chính mà người tổ chức sự kiện muốn thể hiện.

Tổ chức sự kiện có mục đích là lan truyền thông điệp, quảng cáo

Nên chọn nơi tổ chức sự kiện như thế nào? Trung tâm tổ chức sự kiện tại hà nội nào? Thì điều này sẽ phụ thuộc vào các tính chất sự kiện của bạn: lễ khánh thành, tiệc tất niên cuối năm, lễ ra mắt thương hiệu sản phẩm mới…khi xác định được nội dung sự kiện rồi thì từ đã ta mới đi tìm nơi tổ chức sự kiện phù hợp.

Xem thêm: Top 13 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín nhất 2021

2. 6 lưu ý bạn cần nắm rõ trước khi lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện tại hà nội

Khi chọn nơi tổ chức sự kiện chúng ta không nên tập trung quá vào phần chi phí mà còn phải xét đến các yếu tố như:

1. Đối tượng tham gia cần phù hợp với nơi tổ chức sự kiện

Một trung tâm tổ chức sự kiện tốt sẽ có địa điểm thuận lợi, giao thông thuận tiện. Thường những trung tâm tổ chức sự kiện tại hà nội ở trung tâm sẽ có địa điểm rất tốt, khách mời sẽ dễ tìm kiếm và di chuyển đến. Nếu địa điểm ở những chỗ xa xôi, ngoại thành thì bạn cần lên một phương án di chuyển cho khách mời.

Khách mời cần phải phù hợp với nơi tổ chức sự kiện

Đối với những sự kiện dài ngày thì bạn còn phải tính toán và bố trí chỗ ở, địa điểm nghỉ ngơi cho khách, có thể là khách sạn hoặc resort gần địa điểm gần nơi tổ chức sự kiện.

2. Dịch vụ hỗ trợ

Đối với những sự kiện có phần ăn uống nhưng chúng ta không muốn tổ chức tiệc ở trung tâm sự kiện thì có thể tìm kiếm một nhà hàng chất lượng phục vụ tốt gần đó. Bạn cần đánh giá 2 địa điểm này xem chúng có hỗ trợ được cho nhau không, ít nhất là về phần khoảng cách vị trí.

Tốt nhất, chúng ta cần khảo sát xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện có những dịch vụ gì để có cái nhìn tổng quát nhất. Bao quát được điều này để khi xảy ra tình huống phát sinh không mong muốn thì chúng ta cũng không rơi vào thế bị động quá.

Xem thêm: Những tiêu chí quan trọng khi chọn trung tâm tiệc cưới hà nội

3. Không gian tổ chức cần đáp ứng được hết yêu cầu của ban tổ chức

Khảo sát không gian tổ chức sự kiện cần có những việc sau: Khảo sát sảnh đón khách, khảo sát sảnh tiệc, khảo sát khu vực hành lanh, WC…Nếu như bạn tổ chức những sự kiện lớn, nhiều khách thì nên chọn những trung tâm tổ chức sự kiện tại hà nội lớn, rộng rãi để thuận tiện cho việc bố trí, setup cũng như việc khách mời thấy thoải mái hơn. Không gian nhỏ mà nhiều người sẽ đem lại cảm giác chật chội, hỗn loạn và dễ phát sinh các vấn đề.

Vấn đề không gian rất quan trọng trong khâu chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện

Còn lại với những sự kiện nhỏ, ít khách mời thì cũng không nên chọn địa điểm có không gian quá rộng vì không chỉ tốn thêm chi phí ảnh hưởng ngân sách mà còn gây ra tình trạng khách cảm thấy lạc lõng, loãng chương trình. Với những chương trình mở cửa tự do, khó xác định số lượng khách mời thì nên tổ chức sự kiện ở những địa điểm có nhiều phòng để linh hoạt trong việc thay đổi phương án, phòng ngừa các trường hợp khẩn cấp xảy ra.

4. Kiểm soát mức độ an toàn cho khách mời

Kiểm soát mức độ an toàn là điều cần thiết bạn cần quan tâm khi khảo sát địa điểm tổ chwucs sự kiện. Bạn cần tìm hiểu về vấn đề an toàn cháy nổ, lối ra khẩn cấp, dụng cụ hỗ trợ, cách sơ tán khách mời khi xảy ra sự cố…Các khu vực như bệnh viện, cảnh sát, chính quyền địa phương xung quanh nơi tổ chức sự kiện cũng cần phải nắm rõ để khi có việc cần chúng ta có thể chuẩn bị được ngay.

5. Khu vực trông giữ xe thuận lợi

Nhiều người khi tổ chức sự kiện thường coi vấn đề trông giữ xe là chuyện nhỏ mà không biết rằng, nếu chuẩn bị và tính toán không tốt thì vấn đề này sẽ rất dễ xảy ra trục trặc, khủng hoảng. Thông thường những nhà hàng, trung tâm tiệc cưới tại hà nội đa phần sẽ có bãi gửi xe cho khách. Tuy nhiên đối với những địa điểm tổ chức ngoài trời, hoặc quán café, sân vận động thì chỗ để xe sẽ cần phải tính toán vì có thể sẽ cách xa địa điểm tổ chức. Nếu chỗ để xe quá xa hoặc quá nhỏ thì sẽ khiến khách mời không thoải mái ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

6. Cân đối ngân sách

Để chọn trung tâm tổ chức sự kiện tại hà nội có giá thành hợp lý thì bạn cần tìm hiểu và khảo sát nhiều nơi khác nhau. Chất lượng dịch vụ và chi phí mỗi nơi sẽ cần chúng ta phải cân nhắc sao cho tối ưu nhất. Đối với những sự kiện lớn, tầm cỡ thì bạn nên chọn những trung tâm uy tín, có nhiều kinh nghiệm thì sẽ thuận lợi hơn.

Nếu chưa chọn được nơi tổ chức sự kiện cho mình thì bạn có thể cân nhắc tổ chức tại CTM Palace, chúng tôi tự hào được coi là đơn vị tổ chức sự kiện tốt nhất hà nội. CTM Palace với kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện hội nghị hội thảo, tiệc cưới, tất niên…hoàn toàn có thể đáp ứng bất kì sự kiện lớn hoặc nhỏ trên mọi lĩnh vực.