7 lưu ý bạn cần biết khi tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Tiệc tất niên là một bữa tiệc lớn và quan trọng được nhiều doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Thế nhưng quan trọng như thế nhưng tổ chức tiệc tất niên lại không hề dễ dàng nếu bạn không nắm được những lưu ý sau đây.

7 lưu ý bạn cần biết khi tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Tiệc tất niên là một bữa tiệc lớn và quan trọng được nhiều doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Thế nhưng quan trọng như thế nhưng tổ chức tiệc tất niên lại không hề dễ dàng nếu bạn không nắm được những lưu ý sau đây.

==========>Xem thêm: Tổng hợp những chi phí, mức giá tổ chức tiệc cưới Hà Nội

7 lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên

Đầu tư về ý tưởng, chủ đề và concept cho bữa tiệc

7 lưu ý bạn cần biết khi tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Ý tưởng độc đáo sẽ khiến bữa tiệc tất niên trở nên hoàn hảo và thành công hơn

Một bữa tiệc không có chủ đề cũng giống như một con người không có xương sống vậy. Concept tiệc sẽ giúp bữa tiệc trở nên hoành tráng và nổi bật hơn, thu hút sự chú ý của các khách mời cũng như truyền thông. Thêm nữa, có concept sẽ giúp khách mời phân biệt được những bữa tiệc theo từng năm, của năm cũ và năm mới, của công ty mình và của công ty khác.

Có nhiều ích lợi như thế nhưng có rất nhiều bữa tiệc tất niên hàng năm vẫn được tổ chức theo motip quen thuộc đó là khai mạc – phát biểu – tổng két – khen thưởng – ăn uống. Đối với những bữa tiệc tất niên công ty như thế này, chỉ mới ngồi vào ghế là khách mời đã có thể đoán được tiết mục tiếp theo của chương trình, như vậy chẳng phải là rất nhàm chán hay sao. Có vài doanh nghiệp thì có ý tưởng, chủ đề rất hay nhưng việc triển khai lại chưa tới để rồi chương trình cũng không có gì nổi bật. Để khắc phục vấn đề này thì tốt nhất là bạn cần có sự tư vấn, tham khảo của các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để họ giúp về việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản cũng như triển khai công việc.

Hiểu biết về các hạng mục và nhà cung cấp

Nếu để chúng ta kể ra những thiết bị phục vụ cho một sự kiện thì chắc hẳn ai cũng trả lời được như loa, màn hình, đèn…đúng không. Thế nhưng khi hỏi sâu hơn như các thiết bị này loại nào tốt, công suất ra sao thì lại không trả lời được, vậy thì thử hỏi làm sao chúng ta có thể tìm một nhà cung cấp uy tín cho bữa tiệc của mình được.

Nếu không hiểu rõ về những thứ mình cần thì khi đứng giữa 2 bảng báo giá, bạn sẽ không thể chọn lựa cho mình nơi tốt nhất được. Thậm chí, có những người còn gặp phải những rủi ro như chi phí độn, bồi thường đồ đạc,…cùng vô vàn rắc rối khác chỉ bởi vấn đề không ham hiểu hạng mục và mối quan hệ với bên cung cấp cũng không được tường tận.

Không nên tham lợi nhỏ

Có nhiều người vì thấy một chút lợi ích trước mắt, thấy có vẻ tiết kiệm chi phí liền đặt thuê các hạng mục nhỏ khi nhận được báo giá thay vì sử dụng một bên cung cấp trọn gói.

Mặc dù giá cả cho việc thuê từng hạng mục có thể rẻ hơn thế nhưng nó tiềm ẩn rất nhiều rủi ro như chất lượng dịch vụ không đảm bảo, bạn phải quản lý và kết nối nhiều bên dẫn đến tốn thời gian và công sức.

Và thậm chí là thuê riêng từng hạng mục cũng không rẻ hơn trọn gói là bao bởi các nhà cung cấp trọn gói thường sẽ có các mối quan hệ riêng, họ không những có kinh nghiệm mà các mối quan hệ lâu năm cũng sẽ cung cấp cho họ những báo giá rất hời. Thêm nữa, do việc công tác lâu năm nên nhà cung cấp trọn gói cũng có thể liên hệ với các bên để cung cấp thêm dịch vụ mà không sợ chịu phí khác. Cuối cùng là chúng ta hoàn toàn không phải lo lắng về việc liên lạc, làm việc với từng bên nhỏ lẻ. mọi thứ đã có nhà cung cấp trọn gói lo hộ và chúng ta hoàn toàn có thể rảnh tay làm việc khác.

Thông tin hợp đồng cần cụ thể và minh bạch

Hợp đồng khi tổ chức tiệc tất niên cần phải minh bạch và chính xác về mặt pháp lý, đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên vì vậy trước khi ký kết hợp đồng, bạn cần bàn bạc và hiểu rõ các thông tin có trong hợp đồng.

Mọi thông tin như số lượng, công suất, chất lượng, chủng loại, thời gian thuê, giá cả đều phải ghi rõ cụ thể và quy định về việc xử phát, bắt đền. Với những cụm từ không rõ như giải quyết thỏa thuận sau, dựa theo giá thị trường, tùy tình huống…thì bạn cần phải làm rõ chặt chẽ để sau này không ai có thể chối cãi.

Có phương án dự phòng

7 lưu ý bạn cần biết khi tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Phương án dự phòng bắt buộc phải có nếu không sẽ khó khăn trong việc xử lý khi có rắc rối

Chỉ một tình huống, vấn đề xấu xảy ra là có thể bữa tiệc tất niên công ty sẽ trở thành mây khói. Thử ví dụ như bạn đã trang trí, sắp xếp mọi thứ xong xuôi, chương trình đã sẵn sằng để bắt đầu, chỉ 15 phút nữa là các khách mời sẽ đến đông đủ và bỗng nhiễn mất điện. Thậm chí, giữa chương trình rồi bất kì rắc rối nào xuất hiện cũng sẽ thật thảm họa.

Vậy nên trước khi chương trình diễn ra 1 ngày bạn cần phải kiểm tra toàn diện và tốt nhất là tổng duyệt chương trình một lần để chắc chắn mọi thứ hoạt động bình thường.

Truyền thông trước bữa tiệc

Có nhiều người mặc định cho rằng bữa tiệc tất niên công ty thì các nhân viên đương nhiên phải tham dự, điều này không sai nhưng cũng không đúng. Bữa tiệc tất niên công ty chính xác là dành cho cán bộ nhân viên tuy nhiên đây là một bữa tiệc tri ân họ chứ không phải một buổi họp, chúng ta phải khiến họ cảm thấy được trân trọng và hào hứng khi tham dự bữa tiệc.

Để làm được điều này, công tác truyền thông trước bữa tiệc là không thể thiếu. Trước bữa tiệc bạn hãy sử dụng các kệnh truyền thông mà công ty sở hữu để cho mọi người biết về bữa tiệc tất niên. Chương trình có chủ đề hay ho thế nào, có những tiết mục nào hấp dẫn, Dresscode là gì…bạn phải làm nổi bật được sự hay ho của chương trình và làm cho họ cảm thấy tiếc nuối khi bỏ lỡ bữa tiệc.

Không chỉ tập trung vào chi phí

Bạn không nên chỉ nhìn vào báo giá của từng bên rồi thấy ở đâu rẻ là chọn. Các cụ chúng ta đã có câu được đúc kết hàng trăm năm nay đó là “tiền nào của nấy”. Nếu bạn quá tập trung vào giá cả mà bỏ qua vấn đề chất lượng thì chương trình rất có thể sẽ trở thành đống hỗn lỗn. Người thông mình là người dùng tiền sao cho nhận được hiệu quả tốt nhất chứ không phải người có giá rẻ nhất, bạn cần lưu ý.

Trên đây là 7 lưu ý bạn cần biết khi tổ chức tiệc tất niên cho công ty. Nếu có bất kì thắc mắc hoặc chưa trọn được nhà cung cấp nào cho bữa tiệc tất niên công ty của bạn thì hãy liên hệ ngay với CTM Palace chúng tôi. Với nhiều năm kinh nghiệm cùng sự uy tín cao, chúng tôi tự tin sẽ đem đến cho doanh nghiệp của bạn một bữa tiệc tất niên thật đáng nhớ, gây ấn tượng với các khách mời.