1. Tìm nơi tổ chức, thời gian tổ chức và chi phí dự kiến

Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sinh nhật sẽ là việc chúng ta xác định được địa điểm, thời gian và ngân sách của bữa tiệc. Địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật phải phù hợp để cả khách mời lẫn gia chủ đều cảm thấy thoải mái, khi không có khúc mắc khó khăn gì thì bữa tiệc mới trở nên vui vẻ được.

Nên chọn những địa điểm rộng rãi để tổ chức tiệc sinh nhật

Tốt nhất, chúng ta nên chọn những địa điểm gần trung tâm, có địa chỉ rõ ràng để khách mời di chuyển thuận lợi và đúng giờ. Không gian của địa điểm cũng cần rộng rãi nhưng vẫn phải ấm cúng để mọi người có thể cùng nhau trải qua giây phút đặc biệt của buổi tiệc. Không nên chọn những nơi có không gian quá nhỏ dễ dẫn đến tình trạng khách đi lại khó khăn, khi phục vụ món ăn cũng dễ xảy ra hỗn loạn, nhất là trong tình hình dịch bệnh hiện đang căng thẳng như lúc này.

Nếu chủ nhân bữa tiệc là người lớn thì có thể chọn lựa không gian là các nhà hàng, quán café, trung tâm thương mại còn nếu đối tượng là trẻ nhỏ, tổ chức tiệc thôi nôi thì chúng ta có thể chọn không gian là ở nhà để tăng tính ấm cúng hoặc ở nhà hàng tổ chức tiệc thôi nôi chuyên nghiệp để được phục vụ trọn gói.

Vấn đề chi phí bạn cần phải tính toán thật kĩ, tốt nhất là nên có một khoản dự phòng để phòng ngừa những khoản phát sinh.

Xem thêm: Top 11 nhà hàng tổ chức sinh nhật hà nội hấp dẫn 2021

2. Lập danh sách khách mời, chọn hình thức thiệp mời và gửi

Sau khi đã xác định được địa điểm, thời gian cũng như chi phí dự kiến thì ta sẽ tiến đến phần thiệp mời. Bạn cần xác định lượng khách có thể đến dự tiệc là bao nhiêu để gửi thiệp. Xã hội hiện đại ngày nay bạn cũng không cần phải quá chú ý về hình thức thiệp mời, chúng ta có thể thay đổi bằng các hình thức khác như email, thiệp online…Tuy nhiên, thiệp mời viết tay vẫn sẽ tạo nên sự uy tín và trân trọng khách mời hơn.

Nếu tổ chức tiệc sinh nhật cho người lớn thì bạn nên dùng những loại thiệp mời sang trọng, thông tin rõ ràng còn đối với tổ chức tiệc thôi nôi thì nên chọn những loại thiệp “trẻ con” hơn ví dụ như trang trí nhiều màu sắc, in nhân vật hoạt hình nghộ nghĩnh…

3. Lựa chọn loại hình tiệc

Việc lựa chọn loại hình khi tổ chức tiệc sinh nhật cũng là vấn đề khá khó chọn, tiệc mặn hay tiệc ngọt sẽ phải phụ thuộc vào ý muốn của gia chủ. Ngoài ra, chúng ta cũng cần phải quan tâm đến những vấn đề như thực đơn món gồm những gì? Tự nấu hay thuê một bên chuyên nghiệp? Chi phí cho loại hình tiệc là bao nhiêu và loại hình tiệc này có phù hợp với đa số khách mời hay không.

Chọn lựa loại hình tiệc phù hợp với đa số khách mời

Nếu muốn dành nhiều thời gian quây quần bên nhau thì nên chọn các loại món ăn như lẩu, nướng, buffe và mọi người sẽ có thể trò chuyện nhiều hơn. Những món ăn này có thể chọn ra hàng hoặc tự nấu đều được, còn nếu chọn ra hàng quán thì càng đơn giản hơn ai thích ăn gì thì gọi món.

Nếu là tổ chức tiệc sinh nhật cho người lớn thì có thể chọn các món thuần Việt hoặc các món Âu đều được còn nếu là tổ chức tiệc thôi nôi cho trẻ nhỏ thì cần phải quan tâm đến vấn đề món ăn hơn. Điều này là vì đối với tiệc thôi nôi thì sẽ có những chuẩn mực riêng, đồ ăn cúng riêng nên bạn sẽ phải tự trang bị những kiến thức về tổ chức tiệc thôi nôi nếu muốn tự tổ chức. Nếu không bạn cũng có thể chọn những trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được phục vụ từ A – Z, lưu ý là nếu thuê thì chi phí sẽ cao hơn nên bạn cần xem xét kĩ.

4. Chủ đề trang trí

Tiệc sinh nhật cho người lớn thì đa phần mọi người sẽ không để ý lắm vì người lớn khi đi dự sinh nhật thường chỉ quan tâm đến không gian có sáng sủa ấm cúng không, đồ ăn có ngon không mà thôi. Tuy nhiên, đối với những bữa tiệc sinh nhật dành cho người quan trọng thì chúng ta cần phải chú ý đến vấn đề này bởi trang trí sẽ giúp mọi người nhận ra đây ai là chủ nhân của buổi tiệc, chủ bữa tiệc cũng sẽ cảm thấy được trân trọng và đặc biệt hơn.

Trang trí là một khâu rất quan trọng đối với một bữa tiệc sinh nhật hoàn hảo

Nếu tổ chức tiệc thôi nôi cho bé thì vấn đề trang trí lại càng phải đặc biệt quan tâm, đối tượng khách mời của loại hình sinh nhật này là trẻ nhỏ nên bạn cần trang trí sao cho đáng yêu và nhí nhảnh nhất có thể. Nếu tự tổ chức bạn có thể chuẩn bị các loại phông nền, bóng bay, ruy băng, nến…để trang trí.

5. Thuê dịch vụ hay tự tay trang trí

Mỗi loại đều sẽ có ưu điểm và nhược điểm riêng của nó, ưu điểm của dịch vụ sẽ là bạn hoàn toàn không phải làm gì cả chỉ việc đến xem cho đến khi hài lòng là được tuy nhiên nhược điểm sẽ là chi phí bỏ ra rất lớn. Còn nếu là trang trí tự tay thì sẽ có ưu điểm là bạn có thể mặc sức sáng tạo, chi phí rẻ hơn tuy nhiên bạn sẽ mất thời gian và công sức hơn rất nhiều.

Nếu là buổi tiệc nhỏ thì bạn nên tự tay trang trí còn nếu là những bữa tiệc lớn hơn, nhiều người hơn, quy mô lớn thì nên sử dụng dịch vụ để tiết kiệm thời gian, chuyên nghiệp hơn.

6. Bánh sinh nhật

Một chiếc bánh gato là thứ không thể thiếu đối với bất kì bữa tiệc sinh nhật nào. Có thể bữa tiệc của bạn không có bóng bay, không có hình nộm, bàn ghế sơ sài nhưng chỉ cần một chiếc bánh gato cùng với vài cây nến là bạn cũng có thể gọi đó là một bữa tiệc sinh nhật. Nó chính là linh hồn của bữa tiệc sinh nhật, cực kì quan trọng. Rất quan trọng nhưng chúng ta lại không hề mất thời gian khi đến bước này vì hiện nay tiệm bánh khắp nơi mọc lên như nấm, chúng ta có thể chọn lựa bất kì loại bánh nào miễn là chi phí trong tầm kiểm soát.

Một chiếc bánh gato đẹp mắt sẽ khiến bữa tiệc thật nổi bật

Nếu là tổ chức tiệc sinh nhật cho người lớn thì nên chọn các loại bánh không ngọt quá, vị socola hoặc vani đều được.

Nếu là tổ chức tiệc thôi nôi cho bé thì nên chọn các loại bánh trang trí dễ thương, nhiều kem và các nhân vật hoạt hình bé thích.

Nếu là sinh nhật công ty thì có thể kèm theo logo công ty hoặc những hình ảnh đặc trưng của công ty và sẽ làm nổi bật lên ý nghĩa của bữa tiệc.

7. Kiểm tra và rà soát để cân đối ngân sách

Sau khi đã có kế hoạch thì bạn cần rà soát lại chúng 1 lần để cân đối lại ngân sách, những khoản nào dôi ra quá nhiều bạn có thể hạn chế lại, những khoản nào có thể sẽ phát sinh thì bạn cũng nên dự trù thêm chi phí để đề phòng. Tự tổ chức tiệc sinh nhật sẽ dễ phát sinh các chi phí ngoài luồng vì chúng ta không thể tính toán mọi thứ 100% được, vì vậy lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vẫn là lựa chọn của rất nhiều người.

8. Bắt đầu tổ chức

Sau khi đã cân đôi chi phí, rà soát lại kế hoạch 1 lượt thì kế đến là chúng ta bắt tay vào thực hiện công việc. Bạn cần phải chú ý nếu là tự tổ chức sinh nhật thì các đầu mục cần phải hoàn thành đúng thời gian dự kiến để khi các khách mời đến thì mọi việc phải hoàn thành xong, từ khâu trang trí cho đến bày biện món ăn.

9. Dự tiệc

Hãy mặc một bộ trang phục thật lộng lẫy và dự tiệc nhé

Bước cuối cùng của kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chỉ còn phần dự tiệc mà thôi. Hãy sắp xếp thời gian và lựa chọn những bộ cánh đẹp nhất cho buổi sinh nhật quan trọng để đến dự tiệc. Một vài buổi tiệc sinh nhật sẽ có dress code hoặc yêu cầu trang phục chủ đề thì bạn nên chú ý mặc theo để đỡ lạc lõng trong buổi tiệc nhé.

Trên đây là những thông tin về tổ chức tiệc sinh nhật cho người lớn và tổ chức tiệc thôi nôi cho bé mà chúng tôi tư vấn cho các bạn. Hy vọng với những thông tin này bạn sẽ có thể tổ chức được buổi tiệc sinh nhật thật ấm cúng và vui vẻ nhé.