Các bước tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới từ A – Z

Đa số các công ty, doanh nghiệp đều sẽ phải tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới. Đây không còn là khái niệm quá xa lạ mà còn là sự kiện đặc biệt quan trọng trong việc giới thiệu cho khách hàng sản phẩm, dich vụ mới mà chúng ta sở hữu. Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là cơ hội để chúng ta đem lại ấn tượng đầu tiên cho khách hàng về sản phẩm mới một cách tự nhiên và nhanh nhất. Đối với marketing, nó có một ý nghĩa to lớn và quyết định phần không nhỏ trong việc sản phẩm có thành công hay không. Quan trọng như thế nên việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cần phải có sự chuẩn bị kĩ càng từ khâu nhỏ nhất, hãy theo những thông tin sau đây để hiểu rõ vấn đề này.

  1. Sự kiện ra mắt sản phẩm mới có ý nghĩa như thế nào?

Khi ra mắt sản phẩm mới tức là chúng ta sẽ giới thiệu, chính thức công khai một sản phẩm hoặc thương hiệu mới đến với công chúng, từ đó tạo ra nhận thức riêng cho sản phẩm thương hiệu đó.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ tạo nhận thức riêng cho sản phẩm đó

Thông qua các hoạt động giới thiệu và quảng bá sản phẩm, lễ ra mắt sản phẩm mới sẽ là bước đầu tiên để sản phẩm tiếp cận với thị trường. Ngoài ra nó còn có ý nghĩa là tạo ấn tượng ban đầu tốt cho sản phẩm, kích thích người tiêu dung lan truyền thông điệp, tạo hiệu ứng truyền thông cho doanh nghiệp.

  1. Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới có mục đích gì?

Bất kì một sự kiện nào được doanh nghiệp tổ chức thì đều có mục đích chính khác nhau. Đối với sự kiện ra mắt sản phẩm mới thì mục đích quan trọng nhất sẽ là quảng bá hình ảnh, sản phẩm, thương hiệu của công ty đối với các đối tác, khách hàng. Vì vậy, kho tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thì sẽ có mục đích là:

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới có mục đích quan trọng là quảng bá hình ảnh của sản phẩm

  • Giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, dịch vụ đến với công chúng lần đầu tiên: Nó đánh dấu bước đi đầu tiên của sản phẩm, thương hiệu và sẽ khiến khách hàng nhận biết, trực tiếp ghi nhớ và phân biệt được sản phẩm mới này so với những sản phẩm đối thủ cạnh tranh.
  • Đem lại trải nghiệm thực tế cho khách hàng và khuyến khích họ mua sản phẩm: Sự trải nghiệm thực tế sản phẩm sẽ mang lại sự tin tưởng và đánh giá khách quan nhất từ phía khách hàng. Sự trải nghiệm này không chỉ giúp khách hàng hiểu được sản phẩm hơn mà còn giúp họ có cái nhìn toàn vẹn hơn, nhìn ra được những ưu điểm nổi bật của sản phẩm và tạo điều kiện cho họ lan truyền thông tin về sản phẩm mới. Sử dụng sản phẩm trực tiếp sẽ làm khách hàng dễ ghi nhớ hơn, nhớ lâu hơn và sẽ khiến họ dễ ra quyết dịnh mua sản phẩm hoặc giới thiệu cho người quen về những trải nghiệm đối với sản phẩm.
  • Thu thập sự phản hồi, ý kiến của khách hàng trước khi sản phẩm chính thức bán ra thị trường: Khi khách hàng, khách mời dùng thử sản phẩm tức là chúng ta đã có dữ liệu từ đó cập nhật được phần nào phản hồi về sản phẩm khi tung ra thị trường. Thêm nữa công ty, doanh nghiệp cũng sẽ thấy được những ưu điểm, nhược điểm, điểm chưa phù hợp của sản phẩm và dựa vào những điều này để lên kế hoạch sửa chữa, khắc phục một lần cuối trước khi tung sản phẩm ra thị trường. Điều này sẽ đảm bảo được rằng người tiêu dùng sẽ được cầm trên tay những sản phẩm có chất lượng tốt nhất.
  • Kết nối những người tiêu dùng có chung thị hiếu khi sử dụng sản phẩm: Sự tinh tế của sự kiện ra mắt sản phẩm mới ở chỗ chúng ta có thể tìm kiếm và xây dựng lên tập khách hàng có cùng sở thích, đam mê từ đó lan truyền và mở rộng thị phần, tiếp cận đến tập khách hàng tiềm năng cho sản phẩm của doanh nghiệp chúng ta.
  • Khẳng định vị thế của thương hiệu, sản phẩm trên thị trường: Một loại mặt hàng, sản phẩm sẽ có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Việc chúng ta tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới sẽ là tiếng chuông báo hiệu cho toàn thể cộng đồng, việc này sẽ làm tặng độ nhận diện thương hiệu một cách hiệu quả và thể hiện được giá trị của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
  • Tạo hiệu ứng truyền thông: Việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới công khai sẽ giúp nhiều người biết đến hơn, gây ra sự tò mò và chú ý đối với công chúng. Đặc biệt việc thông báo sự kiện trên các mạng xã hội, phương tiện truyền thông sẽ giúp tạo ra hiệu ứng truyền thông nhất định và sản phẩm sẽ dễ được chấp nhận hơn, được ưu ái hơn. Điều này sẽ tạo ra hiệu quả lâu dài rất có lợi cho doanh nghiệp.
  1. Có bao nhiêu loại hình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Để ra mắt sản phẩm thành công, chúng ta cần phải chọn cho mình loại hình sự kiện ra mắt phù hợp.

Với từng sản phẩm, dịch vụ sẽ có những loại hình lễ ra mắt, ưu đãi chiến thuật khác nhau.

Trước khi chọn loại hình thì bạn phải xác định được rằng sự kiện ra mắt sản phẩm mới có mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới đến người tiêu dùng. Đây sẽ là buổi tiếp xúc đầu tiền của các khách mời với sản phẩm và chúng ta phải tạo cho khách mời sự thích thú để mua sản phẩm thông qua sự giới thiệu thông tin của sản phẩm. Với từng sản phẩm, dịch vụ sẽ có những loại hình lễ ra mắt, ưu đãi chiến thuật khác nhau.

Xem thêm: 6 lưu ý bạn cần nắm rõ trước khi lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện tại hà nội

  • Tổ chức họp báo để thông báo ra mắt sản phẩm mới

Để truyền tải thông điệp, hình ảnh về sản phẩm dịch vụ tới khách hàng đối tác thì họp báo là cách nhanh nhất. Điểm mấu chốt quan trọng của lọai hình họp báo ra mắt sản phẩm mới chính là thông điệp gửi qua các kênh truyền thông phải thu hút, hấp dẫn và gây ra sự tò mò cho tất cả đối tượng. Thông cáo báo chí phải được viết ngắn gọn nhưng vẫn đủ nội dung sau đó đăng tải lên các mạng xã hội, cộng đồng tập trung lượng khách hàng mục tiêu lớn.

Chi phí sẽ mất nhiều ở phần mời báo chí, các cơ quan liên quan có danh tiếng nhưng như thế mới đảm bảo được thông điêp sẽ lan truyền rộng rãi.

  • Event Launching

Nếu như hình ảnh, thông tin về sản phẩm dịch vụ của bạn đã được đăng tải trên báo, phương tiện truyền thông thì loại sự kiện ra mắt sản phẩm mới Event Lauching sẽ phù hợp nhất trong việc công bố sản phẩm, dịch vụ có mặt trên thị trường.

Event lauching là loại hình ra mắt sản phẩm khiến sản phẩm nổi bật hơn

Loại hình ra mắt sản phẩm này chính là công tác mời báo chí, khách mời, khách hàng tới dùng thử sản phẩm, nhận quà, dùng tiệc, quay thưởng…Điểm quan trọng nhất của Event lauching mà bạn cần phải quan tâm đó là tạo ra ấn tượng cho khách mời, báo chí, tìm ra những key moment để làm sản phẩm trở nên nổi bật hơn, ấn tượng hơn. Chi phí dành cho Event lauching sẽ khá cao và cần sự cầu kì để đảm bảo sự kiện thành công. Bạn cũng có thể thuê tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới bởi 1 bên chuyên nghiệp để được hỗ trợ từ A đến Z.

  • Sự kiện ra mắt sản phẩm mới loại hình Roadshow

Roadshow so với những loại hình khác thì khác biệt ở chỗ là sự lưu động, liên tục thay đổi địa điểm tại các khu vực tập trung đông người.

Roadshow được được tổ chức và thiết kế với đội hình nhiều người mặc đồng phục hoặc quần áo mang thương hiệu của công ty, doanh nghiệp của bạn sau đó di chuyển trên các tuyến đường đông đúc, những nơi nhiều người như trung tâm thương mại.

Mục đích chính của roadshow sẽ là thu hút sự chú ý, gây sự tò mò và đánh dấu hình ảnh của công ty trong tiềm thức những người     tiêu dùng về sản phẩm mới.

Tuy nhiên khi chạy Roadshow lần đầu bạn sẽ khá khó khăn trong việc kiểm soát và vận hành chương trình kể cả thủ tục pháp lý. Tốt nhất bạn nên thuê một bên chuyên tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để roadshow được thực hiện hoàn hảo.

Xem thêm: Top 10 nhà hàng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Hà Nội

  • Activation (Tổ chức hoạt náo) trong ngày tổ chức sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới

Activation hay còn gọi là hoạt đông hoạt náo để hấp dẫn sự chú ý từ đám đông như phát mẫu thử miễn phí tại các địa điểm đông người như trung tâm thương mại, cửa hàng lớn, chợ lớn...những khu vực mà có nhiều người qua lại.

Hoạt động activation sẽ thu hút sự chú ý của công chúng

Đây là một cách tiếp cận rất phổ biến và chi phí bỏ ra cũng rất rẻ, phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trên đà phát triển.

  1. Quy trình đầy đủ về tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới một cách chuyên nghiệp và bài bản thì bạn cần phải tuân theo một quy trình nhất định với các nội dung như sau:

  • Tìm hiểu đầy đủ các thông tin về sản phẩm

Việc tìm hiểu các thông tin về sản phẩm sẽ khiến sản phẩm được ra mắt thuận lợi hơn, mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Bạn nên tìm hiểu các vấn đề về sản phẩm như loại hình sản phẩm, tập khách hàng, nhu cầu về sản phẩm trên thị trường, xác định được điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm, sự tương đồng và khác biệt của sản phẩm đối với các sản phẩm đối thủ trên thị trường.

  • Xác định thời gian tổ chức

Cũng giới như các loại hình sự kiện khác, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cũng cần phải xem xét vấn đề thời gian tổ chức sao cho tối ưu nhất. Thường thì sự kiện này sẽ tổ chức vào dịp cuối tuần và rơi vào khung giờ từ 2h đến 4h chiều vì đây là thời điểm có nhiều người ngoài đường, hiệu quả sẽ cao hơn.

  • Địa điểm tổ chức

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới thường sẽ đại diện cho hình ảnh và bộ mặt của công ty, doanh nghiệp. Chính vì thế nên địa điểm cũng cần phải chú trọng và quan tâm, chúng ta nên chọn những nơi rộng rãi, giao thông thuận tiện, những địa điểm mới lạ để tạo sự thu hút cũng như ấn tượng cho các khách mời.

  • Xác định ý tưởng cho lễ ra mắt sản phẩm mới

Những buổi lễ có ý tưởng mới lạ, cách setup và trang trí sáng tạo, độc đáo sẽ dễ dàng tạo ấn tượng mạnh và ghi dấu ấn cho khách mời. Lấy sản phẩm làm trung tâm sau đó phát triển ý tưởng là bạn sẽ tạo được chủ đề cho toàn bộ buổi lễ với thông qua đó thể hiện mục đích mà doanh nghiệp bạn hướng tới.

  • Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Sau khi đã tiến hành các bước ý tưởng, chủ đề cho chương trình thì chúng ta sẽ tiến hành lên kế hoạch tổ chức. Kế hoạch cần được lên một cách bài bản và chi tiết sẽ giúp chương trình được vận hành trơn tru hơn và hạn chế các phát sinh không mong muốn.

Bất kì sự kiện nào cũng cần một kế hoạch chi tiết

Một kế hoạch hoàn chỉnh dành cho lễ ra mắt sản phẩm mới sẽ có những phần:

  • Lập danh sách các khách mời và gửi thiệp mời
  • Thiết kế và in ấn các ấn phẩm để phục vụ cho lễ ra mắt
  • Chạy quảng cáo và truyền thông trước sự kiện
  • Lên kịch bản chương trình
  • Xây dựng các tiết mục nghệ thuật phù hợp với hình ảnh sản phẩm như video clip, hình ảnh cần trình chiếu trong buổi lễ
  • Chuẩn bị, bảo trì các thiết bị cần được sử dụng trong buổi lễ
  • Tuyển chọn nhân sự và đơn vị truyền thông cho sự kiện
  • Xây dựng một chiến lược truyền thông cặn kẽ, bài bản
  • Tiến hành thi công và tổng duyệt chương trình
  • Thực hiện các công tác phục vụ truyền thông

Để thu hút sự chú ý từ đối tác, khách hàng cũng như khuếch trương thương hiệu thì công tác truyền thông trước và sau khi ra mắt sản phẩm mới là điều cần phải làm. Một công tác truyền thông bài bản với nội dung truyền tải phong phú sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng và giúp khách hàng mục tiêu dễ dàng ghi nhớ hơn, chúng ta sẽ khẳng định được vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường.

  • Xây dựng hệ thống cho công việc tiếp thị (ReMarketing)

Bất kì sự kiện ra mắt sản phẩm mới nào dù có thành công như thế nào thì cũng không đảm bảo được 100% khách hàng mục tiêu sẽ mua hàng của bạn. Chính vì thế việc xây dựng hệ thống tiếp thị là điều cực kì quan trọng và nó sẽ giúp các khách hàng đưa ra phản hồi về sản phẩm của chúng ta. Từ đó doanh nghiệp sẽ có lượng data khách hàng tiềm năng để chăm sóc sau đó chọn được phương án marketing phù hợp hơn.

  1. Kịch bản sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới

  • Đón tiếp khách mời

Đây là bước đầu tiên cần thực hiện và cũng là bước cực kì quan trọng khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới. Khi bạn tiếp khách cẩn thận và chu đáo thì sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thiện cảm trong mắt các khách mời.

  • Biểu diễn nghệ thuật

Tiết mục nghệ thuật mở màn sẽ giúp cảm xúc của khách hàng được nâng cao hơn khi tham gia lễ ra mắt sản phẩm mới. Vì vậy nên các tiết mục biểu diễn cần phải chuẩn bị kĩ càng về nội dung cũng như gây được ấn tượng tốt cho các khách mời. Một tiết mục hấp dẫn sẽ khiến hình ảnh của công ty được nâng lên và tạo ra sự tò mò đối với các khách mời.

  • Giới thiệu quy trình sản xuất sản phẩm

Giới thiệu quy trình sản xuất cho các khách mời là điều cần phải làm, nó sẽ tạo sự uy tín cho khách hàng. Một sản phẩm minh bạch, đảm bảo chất lượng và uy tín thì sẽ có quy trình sản xuất sản phẩm đầy đủ, khách hàng cũng sẽ yên tâm khi sử dụng hơn.

  • Nghi thức ra mắt sản phẩm mới

Keymoment của buổi lễ chính là nghi thức ra mắt sản phẩm mới. Nghi thức càng long trọng, hoành tráng thì sẽ càng tạo được sự chú ý của các khách hàng, tạo vị thế doanh nghiệp và gây hiệu ứng truyền thông. Vì vậy chúng ta cần phải đầu tư và chuẩn bị kĩ càng cho nghi thức này.

  • Trải nghiệm sản phẩm

Trực tiếp trải nghiệm sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp có được sự phản hồi chuẩn xác nhất từ phía khách hàng, khách hàng cũng có thể được tận tay sử dụng thử sản phẩm nên sẽ có cái nhìn khách quan và đúng đắn nhất.

Hãy d

Hãy để khách hàng trải nghiệm sản phẩm để nhận được cái nhìn đúng đắn nhất

  • Tặng quà cho khách mời khi kết thúc chương trình

Để kết thúc sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới thì đại diện phía doanh nghiệp sẽ đứng lên gửi lời cảm ơn tới các khách mời, đối tác, báo chí, công ty truyền thông đã đến tham dự buổi lễ sau đó tuyên bố kết thúc chương trình.

Chúng ta cần phải chuẩn bị một phần quà để gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các khách mời. Cuối cùng là khẳng định lại giá trị và chất lượng của sản phẩm của doanh nghiệp chúng ta.

  1. Các yếu tố quyết được được sự thành công khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Có nhiều yếu tố quyết định sự thành công của buổi lễ tuy nhiên có thể nói đến 3 yếu tố chính là:

  • Chủ đề, ý tưởng chương trình

Chủ đề chủ đạo của chương trình sẽ phủ xuyên suốt từ đầu đến hết chương trình như ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu.

Chủ đề và ý tưởng của chương trình sẽ được thể hiện qua cách trang trí, cách thiết kế, bố cục và màu sắc…Đây là những thứ sẽ xuất hiện trong tầm mắt của khách hàng.

 

Chúng ta cùng cần phải lưu ý kể cả những vấn đề nhỏ như âm thanh, ánh sáng để buổi lễ diễn ra thuận lợi và phù hợp với nội dung chương trình.

  • Nhân sự

Bất kì một sai sót dù nhỏ sẽ gây ra ấn tượng không tốt đối với khách hàng. Vì thế nên để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thành công thì doanh nghiệp cần phải sở hữu một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, kĩ năng và kinh nghiệm.

MC Chương trình: Nên lựa chọn những MC chuyên về sự kiện ra mắt sản phẩm mới để có kinh nghiệm xử lý các tình huống ngoài kế hoạch, tương tác tốt với các khách mời cũng như điều phối không khí chương trình. Bạn có thể chọn 2 MC để họ hỗ trợ cho nhau cũng như tạo không khí tốt hơn cho chương trình.

Mc rất quan trọng đối với sự kiện

Gương mặt đại diện: Một sản phẩm mới khi ra mắt cần có một gương mặt đại diện để tạo điểm nhấn cũng như thu hút sự chú ý. Vì khi nhìn gương mặt đại diện là chúng ta sẽ nghĩ ngay tới sản phẩm mà họ đại diện nên bạn cần thuê những người nổi tiếng, KOLs…để thu hút báo chí, các đối tượng khách hàng tiềm năng từ đó sản phẩm sẽ nổi tiếng hơn.

Nhân sự chạy sự kiện: Nhân sự phục vụ cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần phải đủ về chất cũng như lượng và phải thật chuyên nghiệp, tốt nhất nên sử dụng nguồn nhân sự của bên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

  • Tiết mục biểu diễn nghệ thuật

Đan xen giữa các bài phát biểu chúng ta nên lồng vào các tiết mục biểu diễn nghệ thuật để không khí nhẹ nhàng hơn, giúp khách hàng thư giãn hơn sau khi tiếp nhận lượng thông tin về sản phẩm.

CTM Palace tự hào là trung tâm tổ chức sự kiện với hàng nghìn sự kiện đã được tổ chức và đem lại sự hài lòng cho nhiều khách hàng. Hoạt động với phương châm hết lòng vì khách hàng, chúng tôi luôn xây dựng ra các chương trình mới mẻ, độc đáo.

Vậy là chúng tôi đã tư vấn xong các bước tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới từ A – Z cho mọi người. Chắc hẳn với những thông tin này mọi người đã có cái nhìn tổng quát hơn về loại hình sự kiện này, hẹn gặp lại ở những bài viết sau.