Các loại chi phí cần phân bổ khi tổ chức hội thảo kinh doanh tại Hà Nội

Tổ chức hội thảo kinh doanh là một trong những hình thức phổ biến nhất được tổ chức hiện nay. Tùy theo từng chủ đề cũng như quy mô, tính chất của buổi hội thảo mà doanh nghiệp tổ chức sẽ cần lên kế hoạch chi tiết và lựa chọn địa điểm phù hợp. Đặc biệt, khi tổ chức hội thảo kinh doanh tại Hà Nội, doanh nghiệp cần phải dự trù và phân bổ chi phí hợp lý để đảm bảo tổ chức thành công. Để tìm hiểu kỹ hơn các loại cần phân bổ khi tổ chức hội thảo kinh doanh, hãy cùng CTM Palace theo dõi bài viết dưới đây. 

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của buổi hội thảo. Do đó, khi vừa xác định được thời gian cũng như chủ đề chính trong buổi thảo, bạn sẽ cần lựa chọn địa điểm phù hợp để tổ chức và setup trang trí, không gian cho chương trình. 

• Những buổi hội thảo kinh doanh quy mô nhỏ dưới 100 người, bạn có thể lựa chọn tổ chức ở các quán cafe hoặc không gian phòng nhỏ. 

• Những buổi hội thảo kinh doanh quy mô lớn đến nghìn người, bạn sẽ cần tổ chức trong các hội trường của trung tâm lớn hoặc tổ chức ở ngoài trời. 

Tùy theo quy mô của buổi hội thảo mà chi phí thuê địa điểm, không gian sẽ được lựa chọn theo những tiêu chí diện tích, lắp đặt âm thanh, ánh sáng khác nhau. 

Chi phí máy móc, thiết bị hỗ trợ

Bên cạnh chi phí về địa điểm tổ chức, các chi phí về máy móc, thiết bị hỗ trợ cũng là một mục quan trọng quyết định sự thành công của buổi hội thảo. Các trang thiết bị, máy móc có thể là backdrop, hệ thống âm thanh, ánh sáng hay loa đài, màn hình, máy chiếu, loa đài hoặc các phụ kiện trang trí dành riêng cho chương trình. 

Những chi phí này đôi khi sẽ đi kèm với chi phí thuê địa điểm. Bởi nhiều trung tâm sự kiện hoặc địa điểm chuyên cho thuê tổ chức hội thảo có thể sẽ cung cấp các dịch vụ hỗ trợ đi kèm để tạo thuận tiện nhất cho khách hàng. Chính vì vậy, với chi phí này, bạn có thể cân nhắc lựa chọn gói dịch vụ hỗ trợ của địa điểm để tránh mất quá nhiều thời gian hay công sức chuẩn bị.

Chi phí nhân sự tổ chức

Cùng với các chi phí về địa điểm, máy móc, trang thiết bị hỗ trợ, bạn cũng cần dự trù khoản chi phí cho nhân sự tổ chức. Một buổi hội thảo kinh doanh tại Hà Nội không thể tổ chức thành công nếu không có yếu tố con người làm việc hiệu quả. Để đảm bảo hiệu quả của buổi hội thảo, bạn nên lựa chọn những ekip tổ chức chuyên nghiệp, phân công chức vụ và công việc, vị trí rõ ràng để kiểm soát cụ thể từng khâu trong
chương trình. 

Đặc biệt, bạn sẽ cần chú trọng vào nhân tố MC cũng như diễn giả hay những người chịu trách nhiệm dẫn dắt, điều hành hội thảo. Bởi những người này sẽ quyết định không khí của toàn bộ buổi hội thảo khi diễn ra. Nên lựa chọn những người thực sự phù hợp với chủ đề và mục đích của chương trình, tránh lựa chọn bừa không đảm bảo hiệu quả. 

Chi phí dự trù phát sinh

Nếu phía trên là 3 chi phí bắt buộc phải dự trù và phân bổ rõ ràng khi muốn tổ chức một buổi hội thảo kinh doanh tại Hà Nội thì bạn còn cần phải lưu ý đến một loại chi phí nữa là chi phí rủi ro, phát sinh. Với chi phí này, bạn cần phải tính toán đến các trường hợp chương trình phát sinh vấn đề ảnh hưởng đến ngân sách ban đầu. 

Đặc biệt, bạn cần dự trù cẩn thận khoản phí phát sinh để tránh thâm hụt quá nhiều đến tổng chi phí tổ chức. Khi dự trù và phân bổ được chi phí phát sinh, bạn có thể kiểm soát tổng chi phí tổ chức một cách dễ dàng và phòng hờ được cho nhiều trường hợp rủi ro tốt hơn. 

Trên đây là các loại chi phí cần phân bổ và lưu ý khi tổ chức hội thảo kinh doanh tại Hà Nội. Để buổi hội thảo thành công như mong muốn, bạn đừng quên dự trù và tính toán cẩn thận những chi phí này. Vì vậy, nếu bạn có thắc mắc về chi phí thuê địa điểm hay tổ chức hội thảo thì hãy liên hệ ngay với CTM Palace qua hotline 0243 7464 666 - 0936 496 466 để được hỗ trợ tư vấn hiệu quả.

Xem ngay >>>>>  Tổ chức hội nghị tại Hà Nội nhận ưu đãi giảm tới 20% phí phòng