Lựa chọn địa điểm khi tổ chức hội nghị hội thảo cho phù hợp

Khi lựa chọn địa điểm để tổ chức hội nghị thì chúng ta nên tìm hiểu những dịch vụ, tiện ích mà địa điểm có, theo dõi xem phần nào có phí và phần nào miễn phí để tối ưu ngân sách cũng như điều chỉnh kinh phí cho phù hợp. Bên cạnh đó bạn cũng cần có danh sách các thiết bị phục vụ cho sự kiện, đánh giá và kiểm tra xem các thiết bị này có đảm bảo để chương trình diễn ra xuyên suốt và hiệu quả hay không.

Địa điểm tổ chức sự kiện cần phải phù hợp với hội nghị của bạn

Bạn cũng cần phải tính toán xem số lượng khách mời để từ đó quyết định địa điểm cho hợp lý, ví dụ như những hội nghị lớn thì nên chọn những trung tâm sự kiện và khách sạn lớn. Đối với những hội nghị nhỏ mang tính chất thân mật thì có thể lựa chọn các địa điểm nhỏ hơn như nhà hàng, quán café để làm nổi bật không khí thân thiện và cởi mở.

Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo tại hà nội bạn cần biết

Lên concept và chủ đề cụ thể cho hội nghị

Dù bạn sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói hoặc tự tay thực hiện thì concept hay chủ đề của chương trình cũng cần phải lên kế hoạch chi tiết và phải đảm bảo về sự độc đáo, ý nghĩa để gây ấn tượng với công chúng cũng như khách mời. Mỗi chương trình khác nhau sẽ có những chủ đề khác nhau, nó là yếu tố quan trọng có thể nói là linh hồn của cả sự kiện. Chủ đề cũng sẽ là mục đích của công ty muốn thể hiện và hướng đến các khách mời.

Truyền thông và quảng bá cho hội nghị hội thảo

Dù là sự kiện nào chúng ta cũng cần phải quảng bá và truyền thông

Dù sự kiện của chúng ta có lớn thế nào, có chuyên nghiệp hoành tráng ra sao mà không có người tham dự thì cũng sẽ uổng công, phí phạm. Bạn cần phải có kế hoạch truyền thông và quảng bá cho sự kiện này như dùng những kênh truyền thông như báo chí, mạng xã hội hoặc sử dụng email, thư ngỏ…Đối với những sự kiện hội nghị lớn, đầu tư cao thì bạn nên sử dụng hình thức gọi điện để mời. Kế hoạch truyền thông cần sử dụng đúng lúc, không nên thực hiện quá sớm hoặc quá muộn, quá sớm sẽ khiến khách mời “quên” hoặc không chú ý đến còn quá muộn sẽ khiến kế hoạch không có tác dụng.

Làm việc với người phát ngôn, MC hoặc diễn giả

Diễn giả hoặc người phát ngôn, MC của chương trình sẽ là vấn đề quan trọng. Đây là những người có vai trò dẫn dắt chương trình cũng như kết nối doanh nghiệp với khách mời. Nhiệm vụ của họ là truyền tải thông tin cũng như khiến chương trình diễn ra thuận lợi và thu hút hơn. Vì vậy nên chúng ta cần phải công bố tên người diễn giả trong vé mời để thu hút khách mời. Diễn giả của chương trình có thể là người trong ban lãnh đạo cao nhất, MC nổi tiếng hoặc là cán bộ chủ chốt có tài ăn nói. Một MC tốt, chuyên nghiệp sẽ khiến chương trình nổi bật và diễn ra thành công.

Vừa rồi là những thông tin mà chúng tôi tư vấn cho mọi người về những điều cần chú ý và nắm rõ trước khi tổ chức hội nghị hội thảo. Với những thông tin này hy vọng bạn sẽ tự tổ chức được một sự kiện hội nghị thật hoành tráng, mang nhiều lợi ích về cho công ty.