Giúp bạn lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty

Thời điểm cuối năm sắp tới, các bữa tiệc và sự kiện cũng vì thế cũng được lên kế hoạch tổ chức, tiệc tất niên là một trong số đó. Đây là bữa tiệc có tầm quan trọng cao đối với doanh nghiệp và hầu hết các công ty đều tổ chức sự kiện này. Chính vì thế, sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty thật chi tiết.

===========>Xem thêm: Quy trình tổ chức tiệc tất niên chuẩn như thế nào

Lý do tại sao công ty bạn cần tổ chức tiệc tất niên

Tiệc tất niên là bữa tiệc quan trọng không thể thiếu đối với doanh nghiệp mỗi dịp cuối năm

Buổi tiệc tất niên được coi như bữa tiệc đánh dấu một năm hoạt động thành công, gặt hái được nhiều thành quả của doanh nghiệp. Ngoài ra thì bữa tiệc cũng được coi là lời tri ân, cảm ơn của ban lãnh đạo đến tập thể nhân viên đã cống hiến cho công ty được phát triển như ngày hôm nay.

Một vài lý do chúng ta nên tổ chức tiệc tất niên đó là:

• Tri ân những cá nhân, tập thể xuất sắc trong công ty
• Tri ân đối tác và khách hàng thân thiết đã ủng hộ công ty
• Điểm lại những thành quả và thiếu sót trong suốt một năm
• Lãnh đạo đưa ra những mục tiêu và định hướng công ty trong năm tới
• Dịp để mọi người vui chơi, giải trí và giao lưu với nhau

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chuẩn nhất

Thời gian tổ chức tiệc tất niên

Trước khi lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty thì bạn cần phải xác định được thời gian mà buổi tiệc bắt đầu. Thông thường thì thời gian bắt đầu tiệc tất niên là rơi vào lúc cuối năm, trước khi cán bộ nhân viên nghỉ tết âm lịch. Đây là thời điểm thích hợp khi không khí tết đã tràn ngập, công việc cũng đã được giải quyết, tổ chức thời điểm này sẽ khiến mọi người háo hức tham gia hơn.

Thời gian cho một bữa tiệc tất niên diễn ra trung binh là 120 phút, đây là quãng thời gian vừa đủ để mọi người vui chơi, thưởng thưc bữa tiệc cũng như không quá dài để gây ra nhám chán.

Một trong những điều bạn cần làm khi lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty đó là phải chú ý về mặt thời gian. Cuối năm là thời điểm các công ty tổ chức tiệc tất niên thế nên bạn phải đặt chỗ sớm nếu muộn có một địa điểm đẹp, phù hợp. Bạn nên đặt lịch từ 2 – 3 tháng để nhận được giá cả ưu đãi cũng như chọn lựa cho mình một địa điểm thích hợp.

Địa điểm tổ chức

Trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty tiếp theo đó là địa điểm. Một địa điểm phù hợp sẽ khiến bữa tiệc trở nên thành công và nổi bật hơn. Một số lưu ý bạn cần quan tâm khi tìm kiếm địa điểm đó là:

• Không gian phải phù hợp với tính chất bữa tiệc tất niên, không được quá rộng hoặc quá chật. Chật chội tạo ra cảm giác khó chịu còn quá rộng sẽ khiến chương trình trở nên loãng và tẻ nhạt.
• Vị trí cần thuận lợi cho khách mời tìm kiếm và di chuyển, không quá xa nội thành. Nếu bắt buộc là những địa điểm khó thì cần có xe đưa đón khách mời.
• Bạn có thể sử dụng tiệc buffe hoặc tiệc menu tùy được nhưng vẫn phải đủ các món khai vị, món chính, món tráng miệng và nước uống.
• Thái độ nhân viên cần phải thân thiện, niềm nở hết mình vì khách hàng.
• Phải có bãi giữ xe và nhân viên trong xe, trang bị đầy đủ camera
• Chi phí thuê địa điểm bao gồm những gì, phụ thu như thế nào

Đây là những vấn đề bạn cần phải biết để có thể thuê được một địa điểm phù hợp.

Lập danh sách khách mời 

Ảnh: Internet

Trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty của bạn thì danh sách khách mời cần phải được chuẩn bị sớm vì khách mời sẽ quyết định nhiều hạng mục công việc khác như địa điểm, số bàn tiệc, kinh phí…

Khách mời của một bữa tiệc tất niên thường sẽ là nhân viên công ty, các đối tác và khách hàng thân thiết, bạn hàng lâu năm…và bạn cần phân loại khách mời như Khách Vip, khách chính thức, khách dự bị.

Xác định chủ đề và ý tưởng xây dựng chương trình

Dù là bữa tiệc nào thì cũng phải có một ý tưởng hoặc chủ đề. Đây là thứ bạn cần làm trước khi lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty. Khi bạn đã có ý tưởng và chủ đề, những công việc sau đó của bạn sẽ là bám sát vào những ý tưởng, chủ đề đó rồi triển khai chương trình. Một thông điệp, mục đích sẽ khiến bạn không phải hoang mang khi tổ chức, bữa tiệc cũng sẽ không trở thành một nồi lẩu thập cẩm.

Một bữa tiệc hấp dẫn là một bữa tiệc có ý tưởng sáng tạo, thu hút và hấp dẫn mọi người. Nếu chỉ là một bữa tối với những màn báo cáo, khen thưởng và văn nghệ thì thật nhàm chán đúng không. Hãy đầu tư cho bữa tiệc một chủ đề thật độc đáo để bữa tiệc tất niên trở thành chủ đề “chém gió” của mọi người bạn nhé.

Lập kịch bản chương trình tiệc tất niên

Để bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty được chi tiết thì bạn cần phải làm 2 kịch bản chương trình gồm kịch bản chung và kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết hay còn được gọi là kịch bản MC sẽ bao gồm những lời dẫn của MC và phần công việc cho đội tổ chức.

Kịch bản tổng quát sẽ bao gồm nhiều thứ hơn, gồm toàn bộ công việc để tổ chức bữa tiệc tất niên. Người cầm kịch bạn thường sẽ là nhân sự chính chạy chương trình. Trong kịch bản cũng cần phải có nhiệm vụ của âm thanh, ánh sáng, màn hình led để khớp với chương trình.

Một vài hạng mục bắt buộc phải có trong một bữa tiệc tất niên tiêu chuẩn đó là:

• Màn vinh danh, trao thưởng cho những cá nhân, tập thể đã hoạt đông xuất sắc
• Một video trình chiếu về quá trình hoạt động công ty trong suốt một năm
• Các tiết mục biểu diễn nghệ thuật có thể thuê hoặc từ chính nhân viên công ty
• Bốc thăm trúng thưởng và lãnh đạo phát biểu.

Ngân sách chương trình

Khi lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty thì bạn không thể thiếu được phần dự trù ngân sách rồi đúng không nào. Là một bữa tiệc lớn, chúng ta sẽ có rất nhiều phần phải chi ra như:

• Chi phí thuê địa điểm, trang trí, ăn uống
• Chi phí cho hệ thống âm thanh – ánh sáng, màn hình led
• Các ấn phẩm như backdrop, banner, thiệp mời
• Quay phim và chụp hình
• Chi phí cho nhân sự biểu diễn, lễ tân, nhân viên setup sự kiện
• Chi phí cho quà tặng
• Các chi phí khác phát sinh

Vậy là chúng tôi đã giúp bạn lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty qua bài viết trên. Nếu như vẫn còn khó khăn hoặc không có thời gian để làm những điều này, bạn có thể liên hệ với CTM Palace chúng tôi để nhận được sự tư vấn cũng như thay bạn tổ chức một bữa tiệc tất niên thật thành công và nổi bật.