Hướng dẫn tổ chức sinh nhật chi tiết

Ý tưởng cho bữa tiệc sinh nhật

Một bữa tiệc sinh nhật với những ý tưởng độc đáo sẽ thật nổi bật và hấp dẫn

Trước khi thực hiện bất kì bước nào, phần nào thì bạn cần phải xác định ý tưởng tổ chức sự kiện. Nếu là một sự kiện sinh nhật cá nhân thì ý tưởng cũng không cần quá lớn, hãy để bữa tiệc là một ngày kỉ niệm đơn thuần. Tuy nhiên nếu là một sự kiện cho doanh nghiệp, tổ chức sinh nhật cho doanh nghiệp thì bạn sẽ cần đấy một số ý tưởng “hay ho” như tiệc sinh nhật kết hợp team building, tiệc sinh nhật cùng gala dinner, tiệc sinh nhật kết hợp dã ngoại…

Địa điểm tổ chức sinh nhật

Tiếp tục bài hướng dẫn tổ chức sinh nhật cho mọi người là phần địa điểm tổ chức. Nếu là bữa tiệc sinh nhật cá nhân thì sẽ không có yêu cầu quá lớn về địa điểm cũng như không gian, chúng ta hoàn toàn có thể tự tổ chức tại nhà cho tăng tính thân mật và ấm cúng hoặc tổ chức tại nhà hàng, khách sạn. Nhưng nếu bạn tổ chức sinh nhật cho công ty, doanh nghiệp thì địa điểm sẽ cần đầu tư hơn. Tùy theo chủ đề mà địa điểm cũng sẽ khác nhau ví dụ như nếu là tiệc sinh nhật kết hợp team building hoặc gala thì bạn có thể chọn những địa điểm ngoài trời, resort, bãi biển. Nếu chỉ muốn tiệc sinh nhật chỉ là một buổi lễ kỉ niệm thì những nhà hàng, trung tâm sự kiện có sức chứa lớn sẽ thích hợp hơn.

Dù là địa điểm nào, bạn hãy lưu ý nên chọn những địa điểm có vị trí hấp dẫn, thuận lợi cho khách mời di chuyển đến, hạn chế những nơi có địa chỉ xa trung tâm hoặc ngõ ngách, nếu bắt buộc phải tổ chức ở những nơi không thuận tiện thì cần phải có xe đưa xe đón hoặc ít nhất là chỉ dẫn kĩ càng cho khách mời.

Thời gian tổ chức

Hướng dẫn cách tổ chức sinh nhật cho bạn thì tiếp theo sẽ là thời gian tổ chức. Đa phần thời điểm thích hợp để tổ chức sinh nhật sẽ là từ 7h – 11h lý do nếu tổ chức vào ban ngày thì chúng ta sẽ có rất ít thời gian chuẩn bị, khách mời cũng sẽ có người bận người không nên tổ chức ban ngày thực sự không phù hợp hoặc nếu muốn thì phải là ngày cuối tuần.

Danh sách các khách mời

Khách mời trong các buổi tiệc sinh nhật của cá nhân thì sẽ là bạn bè, đồng nghiệp, người thân còn đối với doanh nghiệp thường là nhân viên cán bộ công ty, đối tác, khách hàng thân thiết.

Dù tiệc sinh nhật của cá nhân hay doanh nghiệp thì bạn cũng đều cần phải lên danh sách số lượng khách mời. Việc này cần chuẩn bị càng sớm càng tốt để in thiệp cũng như ghi thông tin. Nếu bạn không thể gửi tay thư thì có thể gửi qua email, điện thoại hoặc tin nhắn cũng được nhưng tuyệt đối không mời trung gian qua người khác.

Dự trù kinh phí

Bất kì sự kiện nào dù to hay nhỏ thì cũng đều cần phải dự trù kinh phí. Đây là cách để chúng ta tính toán trước phần chi phí phải bỏ ra và cũng là cách tiết kiệm ngân sách. Bạn cần liệt kê các đầu mục công việc sau đó dự trù chi phí phải bỏ ra cho mỗi phần, đây là cách để chúng ta có thể dự đoán phần nào chi phí bỏ ra cũng như tránh thiếu sót khi chuẩn bị công việc. Để việc dự trù được chính xác nhất thì bạn có thể đi hỏi, khảo giá của các bên cung cấp. Nếu không dự trù kinh phí thì rất có thể sự kiện sinh nhật của bạn sẽ vượt quá ngân sách và dẫn đến tình trạng không đủ tiền tổ chức hoặc nếu là sinh nhật doanh nghiệp thì thậm chí bạn sẽ là người phải bỏ tiền phần dôi ra.

Lựa chọn menu cho bữa tiệc

Thực đơn cho tiệc sinh nhật nên là những món mà đa số mọi người có thể thưởng thức 

Tiếp tục bài hướng dẫn cách tổ chức sinh nhật sẽ là menu, thực đơn của bữa tiệc. Nếu là bữa tiệc sinh nhật cá nhân thì bạn có thể chọn các menu theo dạng teabreak hoặc finger food, đây là 2 loại hình tiệc nhẹ phong cách Châu Âu rất hợp với những bữa tiệc nhỏ, phong cách cũng rất hiện đại và sang chảnh.

Với những sự kiện sinh nhật lớn hoặc sinh nhật của công ty thì hãy chiêu đãi họ bằng các bàn tiệc thịnh soạn hoặc kiểu buffe và nhớ rằng một mâm bàn tiệc cần phải có đủ món chính, khai vị, tráng miệng và đồ uống để bàn tiệc thêm sang trọng. Tùy theo kinh phí mà chúng ta có thể điều tiết món ăn tuy nhiên phải nhớ rằng chúng ta là người Châu Á nên hãy chọn những món Á Đông để số đông có thể ăn được bạn nhé.

Chuẩn bị đầy đủ vật dụng cần thiết

Các vật dụng cần thiết để tổ chức cho bữa tiệc sinh nhật sẽ bao gồm các đồ dùng:

• Các vật dụng trang trí sân khấu, khu vực checkin, khu vực dành cho khách mời…
• Các thiết bị âm thanh và ánh sáng.
• Bàn ghế, khăn trải bàn
• Các thiết bị quay chụp, màn hình led, loa mic

Với những sự kiện sinh nhật đặc biệt lớn thì còn cần nhiều hơn thế như thiết bị phòng tránh và khắc phục sự cố, ô dù, bạt che, tấm chắn, máy phát điện, thiết bị hỗ trợ kỹ thuật…

Chuẩn bị kế hoạch dự phòng rùi ro

Muốn tiệc sinh nhật diễn ra suôn sẻ thì bạn cần phải có một kế hoạch đề phòng rủi ro. Trong kế hoạch này sẽ có những rủi ro có thể xảy ra và các phương án giải quyết, ai là người giải quyết. Bản kế hoạch này sẽ giúp bữa tiệc sinh nhật vận hành trơn tru hơn, tránh những sai lầm cũng như giải quyết chúng nhanh gọn hơn.

Trên đây hướng dẫn cách tổ chức sinh nhật một cách hoàn hảo cho cá nhân và cả doanh nghiệp. Với những thông tin này, nếu nắm kĩ chắc chắn bạn sẽ tự tổ chức cho mình một bữa tiệc sinh nhật thật thành công và nổi bật.