Kế hoạch liên hoan công ty cuối năm như thế nào

Liên hoan công ty cuối năm hay chính là tiệc year end party, tiệc tất niên là một sự kiện thường niên của các công ty mỗi dịp năm cũ qua năm mới đến. Bữa tiệc này có thể tác động lên nhiều khía canh, có thể khiến công ty nâng cao hình ảnh, cải thiện tình đồng nghiệp, gắn kết tập thể nên vì thế người lãnh đạo nào cũng muốn tổ chức cho công ty một bữa tiệc thành công và hấp dẫn. Vậy thì kế hoạch liên hoan công ty cuối năm như thế nào là chính xác, sau đây chúng tôi sẽ giúp mọi người hiểu rõ vấn đề này.

======>Xem thêm: Tổng hợp những chi phí, mức giá tổ chức tiệc cưới Hà Nội

Kế hoạch liên hoan công ty cuối năm chi tiết

Dù là sự kiện nào thì một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát mọi việc, giúp triển khai mọi thứ thuận lợi và dễ dàng hơn. Sau đây sẽ là kế hoạch liên hoan cuối năm cho công ty bạn.

Tìm kiếm ý tưởng và chủ đề cho bữa tiệc

Một ý tưởng độc đáo mới lạ sẽ khiến mọi người thích thú hơn

Chủ đề

Chủ đề cho bữa tiệc được hiểu như là ý nghĩa, mục đích, hình thức…mà bạn muốn bữa tiệc thể hiện ra được. Một vài chủ đề thông dụng và thường thấy có thể kể ra như sau:

• Tiệc để tri ân nhân viên, tập thể cán bộ trong công ty
• Tiệc để thể hiện sức mạnh công ty với đối tác, khách hàng thân thiết và cả đối thủ
• Tiệc để đưa ra định hướng tương lai cho công ty
• Đơn giản là bữa tiệc cuối năm của công ty

Bạn cần phải xác định chủ đề sớm, đây sẽ là xương sống và cốt lõi để bạn bám theo và triển khai mọi công việc khác.

Ý tưởng

Ý tưởng chính là điều tạo ra sự khác biệt của một bữa tiệc tất niên. Bữa tiệc năm nay của bạn có giống như năm cũ không, có khác lạ so với đối thủ không thì ý tưởng sẽ là nhân tố chính. Một ý tưởng hay ho, độc đáo sẽ khiến mọi người tham dự trở nên thích thú và bữa tiệc sẽ trở nên thu hút và hấp dẫn hơn rất nhiều. Ngược lại một bữa tiệc không có ý tưởng sẽ rất nhàm chán, dễ lu mờ so với những bữa tiệc tất niên ở nơi khác. Bạn có thể tham khảo một vài ý tưởng ngay sau đây.

Ý tưởng tết xưa: Tết xưa những không cũ, chủ đề này luôn đem lại cảm giác bồi hồi và thân thuộc như chính những cái tết trong tâm trí của chúng ta. Bạn hãy thiết kế trang trí và thực hiện sao cho bữa tiệc mang đúng tinh thân tết xưa với những cây đào, cây mai cùng những câu đối đỏ, nếu có thể hãy sắp xếp một ông đồ viết chữ cho mọi người nữa thì thật là hấp dẫn.

Ý tưởng bãi biển: Một chuyến du lịch biển và sử dụng tối cuối cùng của chuyến đi làm tiệc tất niên thì có quá hay ho không nhỉ. Bên cạnh bãi biển với gió the mát, mùi nước biển mặn mà cùng những tấm đèn neon lấp lánh, mọi người trò chuyện và giao lưu rồi cùng nhau thưởng thức các món ăn, xem những tiết mục biểu diễn sẽ là những ký ức đáng nhớ, là một bữa tiệc tất niên không thể nào quên trong lòng mỗi người. Nếu biển là quá khó, bạn có thể lựa chọn ý tưởng pool party cũng sẽ đem lại hiệu quả tương tự.

Ý tưởng chuyến tàu ký ức: Công ty đã hoạt động bao nhiêu năm, đạt được những thành quả nào, có những sự kiện gì nổi bật thì bạn có thể tổng hợp lại ở ý tưởng chuyến tàu ký ức này. Đây sẽ là một bữa tiệc giúp mọi người nhìn lại quãng thời gian hoạt động của công ty với nhiều kỉ niệm cả khó khăn và tươi đẹp. Những cảm xúc sẽ được gợi lại thông qua những hình ảnh, những lời kể truyện của người cũ.

Lập danh sách khách mời

Số lượng khách mời cần phải được xác định từ sớm vì nó sẽ quyết định được nhiều việc khác như ngân sách, địa điểm, số lượng đồ ăn, không gian….Trong khi lập danh sách, bạn cũng cần phải chia khách thành những hạng sau:

• Khách VIP
• Khách mời chính thức: Gồm nhân viên, đối tác và khách hàng thân thiết, đây là thành phố chủ chốt và không thể thiếu trong chương trình
• Khách mời dự bị
• Khách mời là những cơ quan truyền thông như báo chí, mạng xã hội….

Trong danh sách khách mời, bạn cần có đủ các thông tin như:

• Họ và tên của khách mời
• Đơn vị công tác, chức vụ của khách mời
• Địa chỉ liên hệ như thế nào, bao gồm SDT, email, website…
• Những điều cần chú ý

Quyết định thời gian và địa điểm tổ chức

Tiếp theo kế hoạch liên hoan cuối năm chính là thời gian và địa điểm bạn muốn. Thông thường, đa số các công ty thường sẽ tổ chức tiệc tất niên vào thời điểm trước kì nghỉ tết âm lịch 2 tuần, đây là thời điể mọi người đã hoàn thành kha khá lượng công việc cũng như chuẩn bị cho việc nghỉ tết nên tâm lý có phần thoải mái hơn, bạn nên chú ý chọn ngày nghỉ chung của mọi người để ai cũng có thể tham gia. Nếu công việc tồn đọng quá nhiều, bạn có thể cân nhắc tổ chức vào thời điểm tết dưỡng cũng được miễn sao phù hợp với thời gian của tập thể.

Một bữa tiệc tất niên sẽ có thời lượng khoảng 120 phút, đây là quãng thời gian không quá ngắn và không quá dài, thời điểm tổ chức có thể từ 6h tối đến 8h tối hoặc xê dịch trước sau một chút tùy thuộc vào công ty bạn. Về địa điểm bạn có thể lựa chọn không gian phòng kín tại các nhà hàng, trung tâm sự kiện hoặc một không gian ngoài trời đều được, tùy thuộc vào ngân sách cũng như văn hóa doanh nghiệp, ý muốn ban lãnh đạo công ty bạn tuy nhiên dù là địa điểm nào cũng cần phải có đủ các yếu tố như sau:

• Địa điểm cần phải dễ tìm và dễ đến tốt nhất là trung tâm thành phố
• Không gian cần phải phù hợp với ý tưởng và mục đích mà chúng ta chọn
• Khu vực sân khấu cần rộng rãi và chất lượng
• Không gian cần đủ lớn và rộng rãi
• Có bãi đỗ xe và người trông

Các tiết mục trong chương trình

Các tiết mục nghệ thuật là phần được mọi người mong chờ nhất trong chương trình

Bạn nên ghi các tiết mục văn nghệ có trong chương trình và kế hoạch liên hoan cuối năm của bạn. Các tiết mục văn nghệ thường có trong một bữa tiệc liên hoan cuối năm là:

• Các tiết mục ca múa nhạc, kịch được biểu diễn từ nhân viên hoặc nghệ sĩ được thuê
• Các trò chơi và hoạt động đồng đội
• Một tiết mục chính hấp dẫn toàn bộ mọi người
• Khen thưởng và trao quà cho những nhân viên xuất sắc
• Tập thể bốc thăm trúng thưởng
• Video trình chiếu về một năm hoạt động của công ty

Bạn cần chú ý, nếu trong chương trình của bạn có sự biểu diễn của các ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng thì cần phải liên hệ và book lịch từ sớm để có người cũng như giá cả không bị đội lên quá nhiều.

Thực đơn ăn uống

Bữa tiệc của bạn có thể sử hình thức sử dụng tiệc theo món hoặc buffe đều được, tuy nhiên dù là hình thức nào cũng cần đầy đủ:

• Món khai vị: Từ 1 đến 2 món. Có thể là gỏi, soup để kích thích vị giác mọi người
• Món ăn kèm (ăn chơi): Từ 1 đến 2 món nhẹ nhàng như tôm, khoai tây rán, khoai lang kén..
• Món chính: từ 1 đến 2 món và phải giàu đạm và tinh bột, đem lại cảm giác no
• Món tráng miệng: Các món giúp loại bỏ cảm giác ngán và giải nhiệt như chè, rau câu, bánh ngọt…
• Đồ uống: Nước ngọt, trà, sinh tố, rượu vang, bia…sẽ là những lựa chọn hoàn hảo.

Lập ngân sách tổ chức

Một kế hoạch liên hoan công ty cuối năm sẽ không thể gọi là hoàn hảo, chi tiết và chính xác nếu không có phần lập ngân sách. Lập ngân sách giúp bạn dự toán và kiểm soát chi phí một cách dễ dàng, các đầu mục công việc cũng được giám sát chặt chẽ, triển khai mọi thứ thuận lợi. Khi lập ngân sách bạn cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Chi phí cho địa điểm, đồ dùng cơ sở vật chất
• Cho đồ ăn và thức uống
• Chi phí trang trí và các nguyên liệu
• Âm thanh ánh sáng
• Cho các tiết mục văn nghệ
• Chi phi thiết kế và setup sân khấu, bàn ghế
• Chi phi in ấn, thiết kế các ấn phẩm truyền thông như thiệp, backdrop, brochure…
• Chi phí cho phần chụp ảnh và quay phim
• Chi phí cho nhân sự tổ chức sự kiện và biểu diễn trong sự kiện như MC, ca sĩ
• Chi phí cho các hoạt động, trò chơi trong chương trình
• Chi phí cho quà tặng cuối buổi
• Vấn đề đi lại và di chuyển của khách

Và tối quan trọng là bạn cần phải có một khoản chi phi dự phòng để có thể sử dụng kịp thời khi có vấn đề xảy ra.

Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu vấn đề kế hoạch liên hoan cuối năm. Hy vọng những thông tin này bổ ích và có thể giúp bạn tổ chức cho công ty mình một bữa tiệc tất niên thật thành công, ý nghĩa và đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mình.