Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội

Đầu năm là thời điểm các công ty, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội nghị rất lớn. Để tổ chức một hội nghị hội thảo thành công thì địa điểm sẽ đóng vai trò rất lớn. Bài viết sau đây là những lưu ý quan trọng khi bạn lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hãy cùng theo dõi.

Vị trí phù hợp với khách mời

Khi đi khảo sát các địa điểm tổ chức hội nghị tại hà nội thì ngoài việc xem xét đến vị trí địa lý thì bạn còn phải chú ý đến giao thông, tình hình di chuyển ở khu vực đó có thuận lợi hay không, có hay kẹt xe hay không. Địa chỉ của địa điểm cũng cần dễ tìm, tốt nhất là ở mặt đường lớn để khách mời thuận tiện hơn.

Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội

Địa điểm cần thuận tiện cho các khách mời

Bạn chú ý không nên chọn những địa điểm cách quá xa trung tâm thành phố. Những địa điểm ở xa trung tâm Hà Nội tuy giá cả có rẻ hơn nhưng sẽ không phù hợp với tính chất của các sự kiện hội nghị hội thảo cần sự trang trọng.

Với những hội nghị tổ chức dài ngày thì bạn cũng cần lo đến vấn đề chỗ ở cho khách mời, nên thuê các địa điểm lưu trú gần nơi tổ chức hội nghị là tốt nhất.

Xem thêm: Cần chú ý những vấn đề sau khi tổ chức hội nghị hội thảo

Gần địa điểm tổ chức cần có các dịch vụ hỗ trợ

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tại hà nội thì bạn hãy lựa chọn các trung tâm có các dịch vụ hỗ trợ ở gần đấy ví dụ như nhà hàng, nhà nghỉ, bệnh viện…Nếu sự kiện có vấn đề thì chúng ta cũng không phải lo lắng đến chuyện khoảng cách quá xa. Các dịch vụ xung quanh này sẽ hỗ trợ hội nghị của bạn khi có vấn đề xảy ra nên hãy cẩn thận tính toán kĩ lưỡng từng địa điểm bạn nhé.

Địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội cần có không gian đủ yêu cầu

Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội

Nên chọn những địa điểm có không gian phù hợp với yêu cầu của hội nghị

Sự kiện hội nghị hội thảo thường sẽ mang tính chất trang trọng, nghiêm túc với tiêu chuẩn cao. Vì vậy, khi khảo sát địa điểm bạn cần phải lưu ý đến các vấn đề về không gian như sảnh tiệc, sảnh đón khách…Vấn đề diện tích cần phải lưu ý đầu tiên, đối với những hội nghị nhỏ ít khách mời thì bạn nên chọn những nơi có diện tích nhỏ và ngược lại để tránh tình trạng không gian không tương xứng với số lượng khách mời và hội nghị sẽ không thể hoàn hảo được.

Lưu ý đến thiết bị và dịch vụ đi kèm

Để hội nghị được tổ chức thành công thì hệ thống âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu, sân khấu, bàn ghế…sẽ đóng vai trò lớn vì thế bạn nên chọn những trung tâm thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng những thiết bị này, tốt nhất nếu thấy các nơi sử dụng máy móc quá cũ thì bạn nên cân nhắc lại.

Thêm nữa sự kiện hội nghị thường sẽ có khoảng thời gian giải lao, tea break trà bánh vì vậy bạn nên kiểm tra thực đơn để xem chất lượng đồ ăn và đồ uống như thế nào, phong cách phục vụ cũng cần phải lưu ý và đánh giá kĩ càng.

Để tốt nhất, bạn nên chọn các địa điểm tổ chức hội nghị tại hà nội có dịch vụ trọn gói vì tính tiện lợi của nó. Các trung tâm cung cấp dịch vụ trọn gói sẽ có nhiều kinh nghiệm, biết được mỗi loại hình sự kiện sẽ có những yêu cầu gì, khó khăn gì nên sẽ có sự chuẩn bị và kế hoạch kĩ càng, chương trình vì thế cũng sẽ được tối ưu và thành công rực rỡ.

Cân bằng chi phí

Chi phí để tổ chức sự kiện hội nghị thường không quá cao nhưng đối với những doanh nghiệp nhỏ thì không hề đơn giản. Chính vì vậy, chúng ta phải biết cách để tối ưu ngân sách sao cho hiệu quả nhất. Bạn nên khảo sát nhiều nơi, nhiều địa điểm để tìm ra chỗ phù hợp nhất với ngân sách.

Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội

Chúng ta nên tối ưu ngân sách để tiết kiếm chi phí bỏ ra cho hội nghị

Đối với những hội nghị hội thảo lớn, có nhiều hạng mục cần làm thì hãy bàn bạc với nơi cung cấp dịch vụ để được tư vấn về mức giá cũng như thỏa thuận về mức giá sao cho phù hợp nhất.

Cam kết an toàn cho khách mời

Bạn cần phải chú ý đến vấn đề phòng chống cháy nổ, lối thoát hiểm cũng như cách sơ tán để đảm bảo an toàn cho khách mời. Đây chính là lý do mà như đã nói ở trên, chúng ta cần phải tìm hiểu các dịch vụ xung quanh địa điểm tổ chức để đề phòng các trường hợp khẩn cấp. Công an phường, bệnh viện, nhà hàng là những địa điểm bạn cần quan tâm và chú ý.

Bãi đỗ xe cần rộng rãi

Lưu ý cuối cùng đó là bãi gửi xe cho khách, chỗ giữ xe cần phải rộng rãi và có thể chứa thoải mái cả oto lẫn xe máy, lối ra vào cũng phải rộng để khách ra vào thuận liện tránh lộn xộn.

Trên đây là Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội bạn cần biết. Nếu có vấn đề còn thắc mắc thì hãy để lại thông tin và chúng tôi sẽ tư vấn một cách miễn phí.