Vị trí địa lý

Vị trí đắc địa sẽ khiến khách mời dễ dàng di chuyển đến địa điểm

Một địa chỉ thân quen, uy tín và phổ biến sẽ dễ tiếp cận và thu hút nhiều người tham gia hơn là một địa chỉ xấu, không gần trung tâm. Việc di chuyển và tiếp cận địa điểm nếu bất tiện thì dễ khiến khách mời mất thời gian gây ra khó chịu ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình. Chính vì thế bạn hãy chọn các bên cung cấp có địa điểm đắc địa, nằm tại mặt đường lớn để thuận lợi khách mời. Thuê những địa điểm trong ngõ, xa trung tâm giá sẽ rẻ hơn tuy nhiên mục tiêu của chúng ta là tổ chức một hội nghị thành công, chất lượng chứ không phải một hội nghị rẻ nhất đúng không nào.

=====>Xem thêm: Tổ chức hội thảo là gì và ý nghĩa của sự kiện này

Địa điểm cần có chỗ để xe rộng rãi

Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho  thuê phòng hội nghị tại hà nội thường đăng tải những hình ảnh sự kiện hoành tráng, trang trí hấp dẫn tuy nhiên chỗ để xe lại chật hẹp hoặc là phí gửi xe quá cao sẽ gây sự khó chịu cho những người tham gia. Vì vậy trước khi chọn lựa dịch vụ cung cấp bạn cần hỏi rõ ràng xem bãi đỗ xe có rộng rãi không, có chứa được số xe của khách mời không, khách gửi xe có tốn phí không. Hãy quan tâm từ những thứ nhỏ nhất và bạn sẽ nâng tầm hội nghị của mình lên rất nhiều.

Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất là điều quan trọng nhất bạn cần phải tìm hiểu trước khi thuê phòng hội nghị tại hà nội. Cơ sở vật chất sẽ bao gồm các yếu tố: Tổng thể không gian, lối ra vào, nhà vệ sinh, bàn ghế, cửa…Những thứ này sẽ tạo nên bố cục không gian tạo ra một chương trình uy tín, chuyên nghiệp. Tiền nào của nấy, nơi nào cơ sở vật chất càng xin, càng chất lượng thì giá cả cũng sẽ cao hơn những nơi khác, bạn cần cân đối ngân sách sao cho tìm ra nơi phù hợp nhất.

Các thiết bị phục vụ chương trình

Bạn cần kiểm tra kĩ càng các thiệt bị xem có hoạt động tốt không

Thiết bị chương trình là rất quan trọng, bạn hãy thử tưởng tượng chương trình đang diễn ra mà chỉ cần một loại thiết bị trục trặc như mic, máy chiếu hỏng thì sẽ khủng hoảng như thế nào, chương trình sẽ phải dừng lại và tạo ra rắc rối không đáng có. Khi đi khảo sát các bên cung cấp dịch vụ, hãy chú ý kiểm tra các loại thiết bị xem chúng có hoạt động bình thường không, có mới không và bên cung cấp có thiết bị để thay thế không. Việc đảm bảo các thiết bị hoạt động tốt không chỉ khiến chúng ta yên tâm hơn mà còn khiến chương trình vận hành hoàn hảo hơn. Một số thiết bị bạn cần phải để mắt đến là: máy chiếu, màn hình, loa, điều hòa, micro, tai nghe…

Giá tiền

Giá thành, chi phí luôn là nỗi lo của bất kì người tổ chức sự kiện nào. Giá rẻ thì chất lượng không thể cao cấp được, mà giá cao thì công ty không thể đáp ứng. Chính vì vậy bạn cần cân đo đong đếm sao cho kiếm được địa điểm có chất lượng tốt nhất mà chúng ta có thể lo được với ngân sách. Để làm được điều này thì chúng ta cần phải khảo sát nhiều địa điểm, tham khảo nhiều nơi để có thể tính toán được.

Với Những yếu tố khi thuê phòng hội nghị tại hà nội trên, nếu nắm được kĩ thì chúng tôi tin bạn sẽ tổ chức được một hội nghị hội thảo tầm cỡ và hoành tráng.