Lên một kế hoạch hoàn chỉnh

Lên kế hoạch sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thế về chương trình

Việc lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về sự kiện mà mình định tổ chức. Trong bản kế hoạch, bạn nên liệt kê mọi thứ thật chi tiết từ các chi tiết quan trọng nhất cho đến các chi tiết ít quan trọng như chi phí thuê nơi tổ chức sự kiện, chi phí cho nhân sự, chi phí trang trí và thiết bị…Sau khi đã xây dựng xong kế hoạch, bạn có thể nhìn vào đó và loại bỏ những điều không thật sự cần để có thể tiết kiệm chi phí. Ví dụ như với những sự kiện nhỏ và vừa, bạn có thể loại bỏ phần đồ ăn để thay thế bằng các loại đồ uống thì chi phí sẽ rẻ hơn rõ rệt, cân đối số lượng đồ uống với số lượng người để tránh lãng phí nữa bạn nhé.

=========>Xem thêm: Bạn nên lưu ý những điều sau trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại hà nội

Xây dựng kịch bản cho MC, diễn giả

Việc lập kế hoạch sẽ giúp chúng ta kiểm soát thời gian của MC và diễn giả vì việc thuê những vai trò này là khá tốn kém, thay vì để họ nói không đúng trọng tâm trong vòng 1 tiếng thì chúng ta có thể để họ tập trung nói về vấn đề chúng ta muốn trong vòng 15 phút và sẽ tiết kiệm được tiền thuê 45 phút đó. Hoặc nếu có thể bạn có thể sử dụng chính nhân viên trong công ty mình làm MC để có thể tiết kiệm tuyệt đối, tuy nhiên bạn cũng cần biết là không phải ai cũng làm được những công việc như MC, diễn giả nên bạn cần phải chọn người có năng khiếu.

Tự mình chụp ảnh và quay phim cho sự kiện

Hãy thử tự quay phim và biết đâu bạn có năng khiếu trong linh vực này

Việc quay phim và chụp ảnh sự kiện là điều không thể thiếu vì đây chính là tư liệu truyền thông quý báu tuy nhiên giá cả bỏ ra thì không hề nhỏ, nào là tiền máy tiền người quay người chụp…vì vậy để tiết kiệm bạn có thể tự mình “ra tay” hoặc cử một nhân viên phụ trách việc này, chúng ta sẽ tiết kiệm được một khoản không nhỏ đâu đấy.

Dự phòng các khoản phí phát sinh

Dù là sự kiện nào thì cũng sẽ có những khoản phí “trời ơi đất hỡi” từ đâu rơi xuống vì vậy bạn cần phải có một khoản chi phí dự phòng cho những trường hợp này và khoản này sẽ không được vượt trần tức là chúng ta chỉ được phát sinh khoản phí đó thôi.

Theo dõi sự kiện sát sao

Đây là việc bắt buộc đối với mọi loại hình sự kiện, cách này sẽ giúp bạn kiểm soát được quá trình sự kiện diễn ra đồng thời việc theo sát sự kiện sẽ giúp bạn biết được phần nào có thể loại bỏ để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để thực hiện việc này không hề dễ, chúng ta cần người đảm nhận có kinh nghiệm, thấu hiểu quy trình tổ chức sự kiện từ A đến Z và cả khả năng quyết đoán nữa.

Tìm kiếm nhà tài trợ

Nhà tài trợ là kênh giúp bạn tiết kiệm ngân sách

Kênh tài trợ luôn là sự “khao khát” của bất kì doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ vì đây sẽ là biện pháp tiết kiệm rất nhiều. Nếu hình ảnh công ty bạn đủ mạnh thì có thể kêu gọi tài trợ bằng tiền, nếu không được chúng ta cũng có thể yêu cầu tài trợ đồ ăn, nước uống, giảm giá dịch vụ cũng không sao vì đây cũng là những khoản phí không nhỏ. Đây là phương thức Win – Win, chúng ta vừa có thể giảm thiểu chi phí mà bên đối tác cũng nhận được hiệu ứng truyền thông.

Chọn những bên cho thuê tổ chức sự kiện trọn gói

Nhiều người chưa tổ chức sự kiện bao giờ thường có suy nghĩ là tự tay mình tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm hơn là đi thuê tổ chức sự kiện tuy nhiên đây là điều hoàn toàn không chính xác. Với những nơi tổ chức sự kiện dịch vụ thì họ đã có kinh nghiệm, các khoản đều được cố định mà không sợ phát sinh. Các dịch vụ sau nhiều năm hoạt động cũng đã được tối ưu, giá sẽ tốt hơn nhiều so với những “tay mơ” như chúng ta. Thêm nữa là những mối quan hệ trong ngành sẽ giúp họ tổ chức ra một sự kiện thành công với mức giá ưu đãi hơn nhiều.

Bên trên là sự tư vấn của chúng tôi về cách thuê tổ chức sự kiện sao cho tiết kiệm nhất để mọi người có thể tham khảo. Chúc sự kiện của bạn được tổ chức suôn sẻ và thành công.