Địa điểm tổ chức cần phù hợp với sự kiện và khách mời

Điều bạn cần quan tâm về nơi tổ chức sự kiện đó là vị trí có thuận lợi hay không và địa điểm đó có phù hợp với đối tượng tham dự hay không.

Vị trí thuận lợi sẽ tạo điều kiện cho những người tham dự dễ tìm kiếm cũng như di chuyển từ đó tạo ra sự thoải mái cho khách mời.

Địa điểm thuận tiện giúp khách mời di chuyển dễ dàng hơn

Địa điểm cần phù hợp với sự kiện và khách mời ở đây là nếu bạn tổ chức một sự kiện tầm cỡ thì không nên thuê những địa điểm bình dân, nhỏ hẹp và ngược lại, nếu bạn tổ chức một bữa tiệc sinh nhật ở một trung tâm hội nghị thì sẽ rất lạc lõng. Về đối tượng khách mời thì nếu lượng khách quá đông thì bạn cần phải tổ chức ở một nơi có địa điểm rộng, nhiều cửa sổ để thoáng khí. Nếu số lượng khách mời ít như những tiệc nhỏ, sự kiện nội bộ thì hãy thuê những địa điểm có cơ sở vật chất tốt những nhỏ và kín để nâng cao tính thân mật.

========>Xem thêm: Những điều cần nắm rõ khi thuê tổ chức sự kiện cho công ty

Nơi tổ chức sự kiện cần có các dịch vụ hỗ trợ xung quanh đấy không

Nếu nơi tổ chức sự kiện mà bạn chọn chỉ có dịch vụ tổ chức mà không có dịch vụ ăn uống thi bạn cần phải xem xét quanh đó có nhà hàng nào chất lượng không. Ngoài ra thì bạn cũng cần tìm hiểu thêm xung quanh đấy còn có dịch vụ nào khác như trạm cứu hỏa, trạm y tế hoặc bệnh viện…để có thể kịp thời xử lý nếu như có rắc rối xảy ra.

Không gian tổ chức cần đáp ứng được yêu cầu của sự kiện

Khảo sát nơi tổ chức sự kiện bao gồm việc quan sát các sảnh tiệc, sảnh đón khách, khụ vực tiếp khách, khu vực hành lang…Nếu sự kiện của bạn lớn thì hãy chọn lựa những địa điểm có không gian lớn để người tham dự cảm thấy thoải mái và tận hưởng sự kiện hơn. Dù là lý do gì khiến bạn cảm thấy khách không đến đủ thì cũng không nên chọn những nơi quá nhỏ, sự chật chội sẽ khiến sự kiện của bạn bị phá hủy đấy.

Khảo sát các dịch vụ đi kèm

Nơi tổ chức sự kiện ngoài việc phải đủ các dịch vụ như hệ thống âm thanh – ánh sáng, sân khấu, các thiết bị trình chiếu…thì bạn cũng cần phải quan tâm các dịch vụ đi kèm như tiệc tea break, đồ ăn, in ấn, MC…Một địa điểm tổ chức sự kiện tại hà nội chuyên nghiệp sẽ có những dịch vụ đi kèm hơn những nơi chỉ tổ chức sự kiện đơn thuần.

Chi phí hợp lý

Tối ưu ngân sách để tiết kiệm chi phí 

Bạn cần phải đi nhiều, xem nhiều nơi tổ chức sự kiện khác nhau trước khi chọn lựa một bên. Cơ sở vật chất, chất lượng dịch vụ và giá cả sẽ là những thứ bạn so sánh các bên với nhau sau đó chọn lựa ra bên phù hợp nhất với sự kiện của bạn. Bạn nên dành nhiều thời gian và công sức nhất có thể nếu muộn sự kiện của mình thành công. Đối với những sự kiện tầm cỡ và có các hoạt động liên quan đến địa điểm tổ chức thì cần phải liên lạc và bàn bạc với nơi tổ chức sự kiện để được tư vấn và báo giá để cân nhắc chi phí.

Mức độ an toàn

Một điều mà nhà tổ chức sự kiện cần phải chú ý đó là mức độ an toàn cho những người tham dự. Bạn nên tìm hiểu xem kĩ thuật công tác an toàn chống cháy nổ của địa điểm có đầy đủ không, công cụ chữa cháy có hoạt động bình thường không. Lối thoát hiểm cần phải có và dễ tìm thấy, bạn cũng nên tìm hiểu xem xung quanh có đồn cảnh sát hoặc bệnh viện nào không để đề phòng các trường hợp xấu.

Khu vực giữ xe

Đây là vấn đề rất ít người quan tâm tuy nhiên nó sẽ tác động nhiều đến mức độ hài lòng của những người tham dự sự kiện của bạn. Hãy thử tưởng tưởng bạn đang mang tâm thái đến dự một sự kiện hoành tráng những bãi đỗ xe thì chật chội, không an toàn hoặc tự mình phải gửi xe thì sẽ tệ đến mức nào. Bạn nên chọn những địa điểm như các trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng vì những nơi này sẽ có bãi đỗ xe rộng rãi, nếu chọn những địa điểm đặc thù như sân vận động, công viên hoặc khoảng sân trống thì bạn cần phải chú ý thiết kế nơi để xe sao cho hợp lý.

Trên đây là sự tư vấn của chúng tôi về vấn đề những tiêu chí quan trọng khi chọn nơi tổ chức sự kiện. Hãy nắm rõ những thông tin này và chúng tôi tin rằng bạn sẽ có một sự kiện thành công