1. Địa điểm cần phải có không gian phù hợp với tính chất của sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện có không gian phù hợp với tính chất của sự kiện sẽ khiến thành công dễ dàng hơn. Ví dụ như sản phẩm mới của bạn có tính chất xa xỉ, sang trọng mà chúng ta lựa chọn tổ chức ở nhà hàng, khách sạn đẳng cấp thì không những sản phẩm sẽ dễ dàng được chào đón hơn mà doanh nghiệp cũng sẽ củng cố được vị thế của mình. Còn đối với những sự kiện liên hoan công ty, sinh nhật, họp lớp thì một không giang ấm cúng, kín đáo sẽ phù hợp hơn.

Tùy thuộc tính chất sự kiện mà bạn nên thuê địa điểm phù hợp

Bạn cần chú ý đến không gian để có thể chứa đủ số lượng người tham dự, một sự kiện chen chúc chật chội sẽ dễ dàng trở thành thảm họa đấy bạn.

>>>>>Xem thêm: Tổ chức sự kiện tất niên từ A – Z

2. Cơ sở vật chất của địa điểm tổ chức cần phải đầy đủ

Trước khi thuê phòng tổ chức sự kiện hà nội thì bạn cần phải xem xét địa điểm đó có đủ cơ sở vật chất không, có đáp ứng được hết nhu cầu của sự kiện hay không ví dụ như:

• Sân khấu có đáp ứng được quy mô sự kiện hay không.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, làm mát, máy chiếu, màn hình led có hoạt động bình thường hay không, công suất có đạt chuẩn hay không.
• Tường, sơn, thảm tình trạng như thế nào.
• Phong có cách âm hay không, có ẩm mốc hay không.
• Có thể thay đổi cách sắp xết bàn ghế, đồ trang trí không.

3. Nên chọn những bên cho thuê tổ chức sự kiện có chất lượng dịch vụ tốt

Các tiêu chí này thể hiện qua

• Thái độ chuyên nghiệp và phong cách phục vụ của nhân viên
• Chất lượng các món, đồ uống
• Có khả năng giải quyết, khắc phục và xử lý các sự cố
• Bản cam kết của bên cho thuê tổ chức sự kiện

Những yếu tố này rất quan trọng và có thể quyết định sự kiện của bạn có thành công hay không, có khiến chúng ta cũng như các khách mời hài lòng hay không. Vì vậy khi làm việc với bên cung cấp bạn cần phải trao đổi để làm rõ các vấn đề này.

4. Bạn nên thuê phòng tổ chức sự kiện hà nội có nhiều tiện ích đi kèm

Địa điểm tổ chức sự kiện có sẵn nhiều tiện ích, dịch vụ sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều công sức, tiền bạc vì sẽ đỡ được phần quản lý nhiều bên cung cấp khác nhau.

Nên sử dụng các đơn vị cung cấp dịch vụ có nhiều tiện ích đi kèm

Ví dụ khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo thì bạn nên chọn những nơi có trang bị các thiết bị phù hợp như wifi tốc độ cao, có thể cung cấp tea break và các dịch vụ văn phòng hội họp như photocopy, dịch thuật…Còn đối với những buổi liên hoan thì nên chọn những nơi có máy karaoke, máy chiếu,…

5. Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo an ninh, an toàn

Bất kì những sự kiện nào cũng sẽ có những rủi ro tiềm tàng, việc làm của chúng ta là cần hạn chế chúng nhất có thể bằng cách chọn những địa điểm tối ưu chuyện này như:

• Có đội ngũ bảo vệ, an ninh 24/24
• Chỗ gửi xe rộng rãi và có nhân viên trông xe
• Các thiết bị báo, phòng, chống cháy cần phải hoạt động bình thường
• Camera phải được trang bị đầy đủ các góc và hoạt động tốt
• Phải có lối thoát hiểm, di tản khi có sự cố bất ngờ xảy ra.

Đặc biệt, bạn nên chọn những địa điểm ở gần bệnh viện, trạm y tế, đồn công an, trung tâm chữa cháy để được hỗ trợ kịp thời.

6. Nên ưu tiên những vị trí thuận tiện cho việc di chuyển, tìm kiếm

Những địa điểm có địa chỉ dễ tìm sẽ thuận lợi cho khách mời di chuyển đến

Những vị trí có thể tìm kiếm dễ dàng sẽ khiến khách mời di chuyển đến dễ hơn và làm tăng số lượng người tham gia sự kiện của bạn. Tốt nhất là các địa điểm có vị trí trung tâm là tốt nhất, bạn nên tránh những nơi nằm ở tuyến đường hay kẹt xe hoặc có địa chỉ khó tìm, sâu trong ngõ…Nếu địa điểm nằm ở vị trí khó tìm thì bạn cần có hướng dẫn cho khách mời hoặc có bản đồ cụ thể.

7. Lưu ý về chi phí và ngân sách

Mỗi một địa điểm khác nhau sẽ có những mức giá khác nhau, vì vậy bạn cần phải dựa vào ngân sách của mình để tìm kiếm một nơi phù hợp. Bạn lưu ý, có những địa điểm phí thuê hội trường, phòng họp sẽ không bao gồm dịch vụ đi kèm nên giá tưởng rẻ hơn nhưng lại đắt hơn. Vì vậy, trước khi kí hợp đồng bạn cần bàn bạc kĩ càng những dịch vụ, quyền lợi, tiện ích mà chúng được hưởng, có thể sử dụng để tối ưu chi phí.

Ngoài ra bạn cũng cần phải trao đổi về những phụ thu, phụ phí cũng như cách đền bù khi làm rơi vỡ đồ chẳng hạn. Thêm nữa, có nhiều nơi có nhiều ưu đãi, khuyến mãi tương ứng với quy mô khách mời nên bạn hãy tham khảo nhiều nơi để chọn ra địa điểm tốt nhất để tối ưu ngân sách từ đó bạn sẽ có thêm một khoản tiền để đầu tư thêm cho sự kiện hoành tráng hơn.

Lời khuyên cuối cùng chúng tôi tư vấn cho bạn đó là cũng đừng nên chăm chăm nhìn vào mức giá mà chọn nơi rẻ nhất, vì mục đích cuối cùng của chúng ta là tổ chức một sự kiện thành công nhất chứ không phải rẻ nhất đúng không nào.

Trên đây là 7 lưu ý chúng tôi tư vấn cho bạn trước khi thuê phòng tổ chức sự kiện hà nội, hy vọng những thông tin hữu ích và sẽ phần nào giúp bạn tổ chức được một sự kiện thật thành công và hoành tráng.