Nghiên cứu chương trình (Bước quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp)

Trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện bạn cần phải nghiên cứu chương trình trước

Để làm một kế hoạch tổ chức sự kiện thì trước đó bạn sẽ cần phải tìm hiểu các thông tin cơ bản về sự kiện đó. Dù là một sự kiện ra mắt sản phẩm, lễ khai trương hay hội nghị thì đều có những thông tin sau:

• Chủ đề cho sự kiện
• Mục đích để tổ chức sự kiện này là gì
• Sự kiện có thông điệp như thế nào
• Đối tượng khách mời là những ai và số lượng bao nhiêu
• Thời gian tổ chức sự kiện vào lúc nào
• Ngân sách tổ chức là bao nhiều
• Sự khác biệt của dịch vụ hoặc sản phẩm của chúng ta với đối thủ là gì

Lên chủ đề chính cho sự kiện

Làm gì để tạo ra ý tưởng hay cho sự kiện

Một sự kiện có thành công hay không, có để lại ấn tượng cho khách mời hay không sẽ quyết định rất nhiều vào ý tưởng chương trình. Và trong đó, cảm hứng lại chính là yếu tố quan trọng trong việc quyết định ý tưởng có tốt hay không. Đối với những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (Event Planner), nếu có nguồn ngân sách lớn thì họ sẽ thỏa sức thể hiện ý tưởng và khả năng sáng tạo.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện tất niên từ A – Z

Tuy nhiên, thực tế khắc nghiệt hơn vậy, các sự kiện có kinh phí lớn cùng những yếu tố tuyệt vời như địa điểm hấp dẫn thì lại không nhiều. Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường sẽ bị giới hạn ngân sách hoặc do yêu cầu từ khách hàng. Đa phần những người tổ chức sự kiện lâu năm thường hay rơi vào tình trạng “bí ý tưởng” vì lẽ đó.

Một số cách giúp chúng ta có ý tưởng tổ chức sự kiện

Không gian và thời gian: Mỗi người sẽ có thói quen riêng về không gian và thời gian để có các ý tưởng tốt hơn. Có những người ở một mình mới nghĩ được những ý tưởng hay thì có những người ngược lại, có những người thì lại làm tốt và đưa ra những ý tưởng hay ho khi chịu áp lực, sức ép về tiến độ và ngược lại. Vì thế bạn cần xác định bản thân xem mình thuộc loại người nào để thì ý tưởng mới đến được.

Trong quá trình thu nhặt ý tưởng thì bạn có thể kết hợp với những trải nghiệm bản thân hoặc những ý tưởng độc đáo lạ để kết hợp.

Ý tưởng có thể đến từ bất kì đâu trong cuộc sống muôn màu. Bạn có thể lấy được ý tưởng, concept cho sự kiện có thể là từ một cuộc nói chuyện, một bước tranh hoặc có thể là một bài hát nào đó. Thậm chí là ngôi nhà trên đường đi làm cũng có thể là cảm hứng cho ý tưởng của bạn, những thứ quen thuộc tưởng chừng nhàm chán nhưng nếu để ý kĩ thì chúng có thể là nguồn cảm hứng vô tận đấy.

Thiết kế sự kiện

Thiết kế chương trình là dựng khung cho sự kiện

Thiết kế sự kiện là quy trình cụ thể hóa các ý tưởng của bạn đó là:

• Xác định địa điểm tổ chức sự kiện như trung tâm sự kiện, nhà hàng, công viên…
• Lên thời gian tổ chức
• Xác định chủ đề cho sự kiện, chương trình
• Lên kịch bản chi tiết về nội dung chương trình, văn nghệ, các tiết mục...
• Thiết kế các hình ảnh cho chương trình như backdrop, phông bạt, standee, slide trình chiếu…

Lên kế hoạch tổ chức

Bạn cần chia các đầu mục trong kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng để khi triển khai sẽ thuận lợi nhất có thể, một số vấn đề bạn cần quan tâm khi lên kế hoạch đó là:

• Nhân lực phục vụ sự kiện: Nhân viên phụ trách tổ chức sự kiện, nhân viên phục vụ, nhân viên kĩ thuật, nhân viên hỗ trợ…
• Các thiết bị sử dụng trong sự kiện: Máy chiếu, loa, đèn, máy tính, đồ trang trí, màn hình Led…
• Phương thức vận chuyển: Đa phần là oto
• Ngân sách dự kiến
• Kế hoạch dự phòng cho các rủi rỏ có thể phát sinh như: Rắc rối về kĩ thuật, số lượng khách mời quá đông, không đủ bàn ghế…

Thực hiện kế hoạch

Đến bước này bạn sẽ cần liên lạc và bàn bạc với bên cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho kế hoạch. Tùy thuộc vào quy mô cũng như tính chất sự kiện, loại hình sự kiện mà thời gian thực hiện cũng sẽ khác nhau nhưng ít nhất cũng phải mất 2 tuần. Các hạng mục thông thường khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là: In ấn các vật phẩm phục vụ truyền thông như banner, tờ rơi, thiệp mời, backdrop…Thuê MC, ca sĩ, nhóm nhảy hoặc múa, PG – PB…

Dàn dựng sự kiện

Trước khi sự kiện bắt đầu từ 1 đến 2 ngày là chúng ta phải hoàn thiện công đoạn dàn dựng cũng như chuẩn bị và không để có sai xót gì xảy ra. Bạn hãy dựa vào kế hoạch sự kiện và thực hiện theo từng hạng mục liệt kê ra sau đó thực hiện và theo dõi tiến độ là cách làm nhanh nhất và thuận lợi nhất.

Bắt đầu chạy sự kiện

Khi chương trình bắt đầu cũng là lúc chúng ta xác định được ý tưởng, quy trình sự kiện có chính xác và thành công hay không. Dù chương trình đã bắt đầu nhưng trong suốt thời gian chương trình diễn ra bạn vẫn cần phải theo dõi và giám sát để điều chỉnh chương trình cũng như xử lý các rắc rối có thể xảy ra không mong muốn.

Sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiện kết thúc, công việc cuối là thanh toán hợp đồng với nhà cung cấp địa điểm, dịch vụ. Bạn có thể làm thêm một bảng thống kê sau khi rà soát công tác tổ chức để rút ra kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Để tổ chức sự kiện tại Hà Nội không phải là điều dễ dàng, bạn cần phải khảo sát nhiều bên cung cấp dịch vụ cũng như địa điểm tổ chức để có quyết định chính xác, phù hợp với tính chất sự kiện của công ty mình. Hy vọng những thông tin này có ích và sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện hoành tráng và thành công.