Hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên từ A đến Z

Thời điểm cuối năm sắp đến, các công ty lại bắt đầu rục rịch tổ chức tiệc tất niên. Đây là một bữa tiệc quan trọng và rất cần thiết mà công ty nào cũng cần phải tổ chức, nó sẽ là dịp để doanh nghiệp tri ân cán bộ công nhân viên cũng như gắn kết tình cảm nhân viên. Đa số các công ty sẽ dành một khoản chi phí lớn để tổ chức tiệc tất niên thật hoành tráng, vì vậy hôm nay chúng tôi sẽ tư vấn cho mọi người về chủ đề hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên từ A – Z.

Tiệc tất niên là như thế nào?

Tiệc tất niên có mục đích gắn kết nội bộ nhân viên

Tiệc tất niên là một buổi tiệc quan trọng đối với mỗi công ty và được tổ chức vào thời điểm cuối năm, trước khi tết Nguyên Đán đến, đây là buổi tiệc thường niên định kỳ mỗi cuối năm của doanh nghiệp. Bữa tiệc này có mục đích tổng kết, gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo đến toàn thể nhân viên, tạo ra một bữa tối ấm cúng nâng cao tình đồng nghiệp. Ngoài ra nó còn có ý nghĩa là toàn bộ mọi người sẽ nhìn lại chặng đường công ty năm vừa qua và từ đó nâng cao động lực, khát khao cống hiến cho năm mới.

Hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên từ A đến Z

Để tổ chức tiệc tất niên thì chúng ta sẽ phải lên kế hoạch chi tiết trước đó 3 tuần. Để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ hơn thì bạn cần phải làm rõ được các vấn đề sau:

  1. Lên ý tưởng cho buổi tiệc tất niên

Ý tưởng sẽ giúp chúng ta xác định được nội dung của bữa tiệc, là kim chỉ nam để toàn bộ sự kiện hướng theo. Một vài hình thức ý tưởng tất niên có thể kể ra như:

  • Tiệc tất niên tri ân nhân sự trong công ty
  • Tiệc tất niên hội nghị khách hàng
  • Tiệc tất niên kết hợp với teambuilding, du lịch ăn chơi giải trí
  • Tiệc cuối năm về liên hoan và tổng kết
  • Tiệc tất niên cùng Gala dinner…

Khi lên ý tưởng bạn cần phải tính đến các yếu tố

  • Mang tính chất sự kiện
  • Mang tính gắn kết cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
  • Kết nối với doanh nghiệp

Một vài tên chương trình bạn có thể tham khảo như: Rộn rã đón xuân năm mới cùng XYZ, Chuyến đi đầu xuân của XYZ, Tổng kết năm cũ và đón chào năm mới cùng XYZ…

Lên ý tưởng rất quan trọng trước khi tổ chức tiệc tất niên

Vào dịp cuối năm sẽ có rất nhiều buổi tiệc nên khi lên ý tưởng tổ chức tiệc tất niên thì chúng ta cần phải có sự sáng tạo, mới mẻ và độc đáo riêng nếu không bữa tiệc sẽ “chìm nghỉm” trong vô số bữa tiệc cuối năm, gây thất vọng cho các khách mời.

Sau đây là những ý tưởng cụ thể tổ chức tiệc tất niên bạn có thể tham khảo:

  • Dạ tiệc Black & White: Đây là 2 màu cơ bản có thể dễ tìm thấy ở bất kì bộ quần áo nào trong tủ đồ nhưng vẫn thể hiện sự sang trọng và quý phái nên dresscode này rất phù hợp.
  • Pool party: Tổ chức tiệc tất niên ở bể bơi hiện đang là xu hướng hiện đại và mới mẻ phù hợp với các công ty có nhân sự trẻ trung, số lượng ít.
  • Hành trình cuối năm: Chúng ta thiết kế và trang trí sân khấu như một con tàu hoặc chiếc xe bus để thể hiện được tính chất hành trình của công ty.
  • Thanh xuân trở lại: Dresscode có thể là những bộ quần áo xưa cũ, hot trend ngày xưa. Khung cảnh cũng được thiết kế như những năm bao cấp đem lại cảm giác hoài niệm, gợi nhớ về những ký ức xưa.
  • Party of color: Đây là một chủ đề đầy màu sắc và sáng tạo, mỗi cá nhân có thể chọn lựa một màu sắc và ban tổ chức sẽ giải thích ý nghĩa của từng màu. Ý tưởng này sẽ thể hiện được màu sắc cá nhân nhưng tổng thể vẫn là hòa chung sự vững mạnh của tập thể.
  1. Lập danh sách số lượng người tham dự buổi tiệc

Số lượng khách mời rất quan trọng, từ số lượng khách ta sẽ tính được:

  • Địa điểm tổ chức
  • Số lượng thư mời
  • Số lượng quà
  • Số lượng bàn tiệc

Bạn cần phải tính được phần nào số lượng khách mời sẽ đến tham dự. Nếu tính toán không hợp lý xảy ra tình trạng quá nhiều người tham gia và buổi tiệc sẽ bị quá tải. Chương trình lúc này sẽ rất khó kiểm soát hoặc gây ra thiếu hụt ngân sách như đã dự trù.

Tính toán lượng khách mời sẽ giúp bữa tiệc trở nên hoàn hảo hơn

Vì vậy nên doanh nghiệp nên cho cán bộ nhân viên đăng ký tham gia từ trước khi chương trình diễn ra, sau đó chỉ những người có thư mời và tên trong danh sách đăng ký mới có thể tham dự.

Bạn có thể tham khẩu mẫu quy trình lập danh sách khách mời như sau:

Bước 1: Thống nhất về cơ cấu khách mời và số lượng khách

Bước 2: Lên danh sách khách mời

Chúng ta cần phải liệt kê ra là sẽ có những hình thức khách mời nào và phải lập danh sách như:

  • Khách mời VIP
  • Khách mời chính thức: Là những khách mời mà doanh nghiệp, công ty muốn ưu tiên cho sự xuất hiện của họ trong buổi tiệc như nhân viên, đối tác, khách hàng…
  • Khách mời dự bị
  • Khách mời là báo chí, những cơ quan truyền thông

Khi lập danh sách khách mời thì sẽ có các thông tin cần chú ý là:

  • Họ và tên của khách mời
  • Đơn vị công tác và vị trí chức vụ
  • Địa chỉ
  • Thông tin liên hệ (Số điện thoại, mail, website…)
  • Những lưu ý riêng
  1. Tìm kiếm địa điểm và xác định thời gian tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Thời điểm tổ chức tiệc tất niên thường sẽ rơi vào ngày làm việc cuối cùng của công ty trước khi nghỉ tết. Doanh nghiệm cần chú ý một điểm, nhân viên sẽ về quê đón tết nên hãy tổ chức tiệc tất niên sớm hơn tết Nguyên Đán khoảng 2 đến 3 tuần để đông đủ nhân viên tham dự. Sự kiện tất niên tầm khoảng 120 phút là đủ, thời gian có thể từ 18h đến 20h.

Địa điểm tổ chức cần phải rộng rãi

Công ty, doanh nghiệp cũng nên tìm kiếm địa điểm đặt tiệc trước vì thời điểm cuối năm sẽ có rất nhiều công ty cùng tổ chức tiệc tất niên. Chúng ta nên tìm địa điểm và đặt luôn trước 1 – 2 tháng là vừa.

Nếu là buổi tiệc trong nhà thì chúng ta có thể chọn các trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng, Bar – Club...Nếu là buổi tiệc ngoài trời thì có thể chọn các khu du lịch, vườn ẩm thực, nhà hàng sân vườn, bãi biển…Những điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện cuối năm là:

  • Địa điểm phải có địa chỉ rõ ràng, dễ tìm kiếm và nằm ở trung tâm thành phố
  • Không gian, bốc cục cần phải phù hợp với ý tưởng chương trình
  • Khu vực sân khấu cần rộng rãi
  • Không gian đủ lớn cho toàn bộ nhân viên và khách mời
  • Bãi đổ xe đủ chỗ cho khách
  1. Lên concept và theme cho chương trình

Conpept sẽ bao gồm:

  • Màu sắc: Với mỗi ý tưởng, chủ đề khác nhau sẽ có màu sắc tương đương ví dụ như ngày tết thì sẽ có màu đỏ, màu vàng. Nếu là những buổi tiệc sang trọng thì màu đen còn lịch lãm hơn thì sẽ là màu trắng.
  • Dresscode: Cũng như màu sắc, trang phục sẽ phụ thuộc vào chủ đề của bữa tiệc.
  • Sân khấu: Chúng ta có thể thiết kế sân khấu như một con thuyền tượng trưng cho hành trình ra biển lớn của doanh nghiệp, một con tàu lửa tượng trưng cho hành trình dài của công ty…
  • Ánh sáng: Ánh sáng vàng sẽ tạo lên không khí ấm cúng hơn
  • Âm nhạc: Nên chọn những bản nhạc không lời, du dương nếu là buổi dạ tiệc, nếu là bữa tiệc sôi động thì có thể chọn những bản nhạc tết.
  1. Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ cho chương trình

Một bữa tiệc sẽ rất nhàm chán nếu thiếu văn nghệ

Văn nghệ là tiết mục không thể thiếu đối với bất kì buổi tiệc nào

Phần văn nghệ

Chúng ta có thể chọn lựa 1 trong các tiết mục sau:

  • Các tiết mục ca nhạc, xiếc, kịch….của nghệ sĩ hoặc từ chính nhân viên, khách mời
  • Thiết kế các trò chơi đồng đội
  • Tập trung 1 tiết mục “key moment” để gây ấn tượng đặc biệt
  • Phần khen và trao thưởng, vinh danh các nhân viên xuất sắc, nổi trội…
  • Bốc thăm trúng thưởng
  • Video ngắn gọn trình chiếu về quá trình hoạt động của công ty trong năm qua, những thành quả thành tựu…
  • Nếu muốn chọn các ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng biểu diễn thì chúng ta nên booking trước từ 1 đến 2 tháng vì cuối năm cũng là dịp bận rộn đối với họ, ta nên thương lượng sớm để có giá cả tốt nhất.

Phần tiệc tất niên

Chúng ta có thể tổ chức tiệc buffe hoặc tiệc theo món đều được nhưng cần phải đủ các món sau:

  • Món khai vị: Gồm 1 đến 2 món nhẹ như gỏi rau, soup để tạo cảm giác thèm ăn
  • Món ăn chơi: Từ 1 đến 2 món như những món chiên, hấp, xào như chả giò chiên, tôm hấp…
  • Món chính: Các món giàu đạm và tinh bột như lẩu, cơm chiên, gà bó xôi…
  • Món tráng miệng: Các loại đồ ăn có vị ngọt, mát như chè, kem, trái cây…
  • Nước uống: các loại nước như nước suối, bia, rượu vang, bia…
  1. Lập kịch bản khi tổ chức tiệc tất niên

Một kịch bản hoàn chỉnh sẽ gồm những mục sau:

  • Số thứ tự: Cho người xem hiệu được rằng sẽ có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang diễn ra là tiết mục thứ mấy, thời gian diễn từ mấy giờ đến mấy giờ.
  • Tên tiết mục: Để phân biệt các tiết mục với nhau thì chúng ta cần đặt tên để tránh nhầm lẫn
  • Nội dung: Phần lớn nội dung sẽ là lời nói của MC hay còn được gọi là MC script. Trong MC script sẽ liệt kê những nội dung mà MC cần nói
  • Người thể hiện: Tên người thể hiện tiết mục sẽ giúp MC biết được ai là người diễn và giới thiệu
  • Thời lượng: Phân bổ tốt thời lượng sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ hơn.
  • Ghi chú: Thường thì phần này sẽ ghi những lưu ý như chuẩn bị đạo cụ, hệ thống âm thanh ánh sáng, kỹ thuật hoặc vấn đề nhân sự…
  1. Sắp xếp, phân công nhân sự và setup các thiết bị khi tổ chức tiệc tất niên

Điều phối nhân sự là nhiệm vụ quan trọng

Nhân sự sẽ bao gồm những người:

  • Quản lý sự kiện
  • MC
  • Lễ tân
  • Ekip hỗ trợ
  • Người hỗ trợ an ninh, an toàn
  • Camera man

Thiết bị đạo cụ cần có là:

  • Máy quay, thiết bị ghi hình
  • Thiết bị âm thanh, ánh sáng
  • Sân khấu và nhà bạt
  • Màn hình LED
  • Backdrop, bandroll, photo booth, gallery...
  • Thiệp mời
  • Thiết bị kỹ xảo, hiệu ứng như pháo, sương, khói, kim tuyến...
  • Trang phục và các đạo cụ phục vụ cho các tiết mục văn nghệ
  1. Lập ngân sách tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Có rất nhiều chi phí cần chúng ta tính toán khi lập ngân sách có thể kể ra như:

  • Địa điểm (thuê địa điểm, dịch vụ, đồ đạc tại địa điểm)
  • Đồ ăn, đồ uống
  • Đồ trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào...)
  • Âm thanh và ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình...)
  • Văn nghệ (múa, hát, kịch, thuê ca sĩ...)
  • Đồ dùng cho chương trình (Sân khấu, bàn, ghế,..nếu địa điểm không có)
  • Thiết kế và in ấn (banner, backdrop, menu, thiệp mời...)
  • Photo, camera
  • Nhân sự (Nhân viên phục vụ, nhân viện thiết kế dàn dựng, ca sĩ, PB –PG, lễ tân...)
  • Quà tặng
  • Vấn đề di chuyển
  • Điện thoại (tiền điện thoại liên lạc, thư mời)
  • Bảo hiểm (nếu có)
  • Các chi phí dự phòng cho những rắc rối phát sinh
  1. Tiến hành tổ chức tiệc tất niên

Dựng khung chương trình

Hãy để ý đến từng chi tiết nhỏ nhất và buổi tiệc sẽ trở nên hoàn hảo hơn

Trước khi bắt tay vào làm sự kiện chúng ta cần đảm bảo các hạng mục sau hoàn thành

  • Khu vực cánh gà 2 bên, standby room, phòng chờ nghệ sĩ – ca sĩ – nhóm nhảy, phòng chờ cho khách VIP (nếu có), lối đi lại và để đồ đạc cho nhân viên đạo cụ, kỹ thuật, hỗ trợ, MC.
  • Khu vực chỗ ngồi cần được bố trí chính xác như khu VIP, ban đại biểu, khách tham dự
  • Thiết kế và dựng sân khấu, lắp đặt hệ thống đèn, loa, màn hình LED
  • Thiết kế và dựng backdrop, bandroll,…

Tổng duyệt chương trình

  • Chạy thử chương trình, test mic, test loa, test đèn, độ an toàn…
  • Duyệt lại chương trình với celeb, nhóm kịch, nhóm nhảy,…
  • Đảm bảo nhân sự vận hành đầy đủ
  • Chuẩn bị kịch bản tổng, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật

Phân chia nhân sự đón tiếp khách

Chúng ta chia nhân sự đón khách thành 3 nhóm:

  • Nhóm nhân sự chỉ dẫn đường đến bãi đỗ xe cho khách
  • Nhóm nhân sự đón khách từ cổng vào
  • Nhóm lễ tân hướng dẫn chỗ ngồi cho khách

Tiến hành chạy chương trình

  • Chỉ đạo giám sát và điều phối chương trình
  • Đảm bảo các khâu trong sự kiện diễn ra trôi chảy đúng tiến độ
  • Đề phòng các rủi ro, sự cố ngoài ý muốn xảy ra

Buổi lễ kết thúc

Tặng quà sẽ khiến các khách mời vui vẻ hơn

  • Chụp ảnh lưu niệm
  • Tặng quà kỷ niệm
  • Tiễn khách

Vậy là chúng ta đã điểm qua cách tổ chức tiệc tất niên từ A đến Z. Với những thông tin này chắc hẳn bạn đã có thể tự tổ chức cho công ty mình một buổi tiệc tất niên thật hoành tráng. Nếu không được thì bạn có thể chọn lựa các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. CTM Palace là một cái tên nổi bật bạn có thể tham khảo. Đây là địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu năm tại hà nội rất uy tín, trung tâm đã tổ chức rất nhiều sự kiện lớn trong đó có nhiều buổi tiệc cuối năm của những doanh nghiệp lớn.