1. Lên lịch thời gian tổ chức hội nghị

Đối tượng của buổi hội nghị là những người lãnh đạo, quản lý, cán bộ chủ chốt đến từ các doanh nghiệp, công ty khác nhau nên thời gian tổ chức cần phải sắp xếp hợp lý.

Chúng ta nên tổ chức vào những ngày cuối tuần vì đây là thời điểm đa số mọi người sẽ có thời gian rảnh để tham dự. Một điều cần lưu ý là, vào ngày nghỉ cuối tuần mọi người sẽ có xu hướng dậy muộn hơn vì thế nên khi chúng ta tổ chức hội thảo thì nên để khung giờ chiều là hợp lý. Từ 14h đến 16h là thời điểm phù hợp, bạn nên tham khảo.

Xem thêm: Top 5 trung tâm tiệc cưới cầu giấy chuyên nghiệp nhất 2021

2. Địa điểm tổ chức

Địa điểm cũng là vấn đề rất quan trọng, bạn nên tìm những địa điểm có địa chỉ dễ kiếm để khách mời thuận tiện cho việc đến tham dự.

Bạn nên tìm địa điểm phù hợp với hội nghị định tổ chức

Bạn có thể chọn các nhà hàng, trung tâm sự kiện hoặc các công ty cung cấp dịch vụ, khách sạn, trung tâm chuyên tổ chức hội thảo hội nghị…tuy nhiên bạn nên chú ý xem nơi tổ chức có đủ không gian hay không, có khả năng tổ chức những sự kiện quy mô lớn không.

Ngoài địa điểm ra thì bạn cũng cần xem xét các thiết bị hỗ trợ, thiết bị âm thanh ánh sáng có đầy đủ hay không, có đạt chất lượng để phục vụ hội nghị hay không. Thêm nữa là cách trang trí, bàn ghế nội thất cũng phải duyệt kĩ trước khi chọn lựa địa điểm bạn nhé.

3. Lên kịch bản chương trình

Để buổi hội nghị, hội thảo thành công thì bạn cần phải có một kế hoạch kịch bản chi tiết. Một kịch bản sơ sài, không tốt thì dễ dẫn đến những rủi ro, kết quả xấu. Ví dụ như khách mời cảm thấy chán, nhạt nhòa dẫn đến mất tập trung và làm giảm chất lượng hội thảo. Một kịch bản tốt sẽ còn cần cả lời dẫn hay của MC, bạn không nên quên nhé.

Quan trọng như thế nên bạn hãy bỏ nhiều công sức hơn cho phần lên kịch bản. Hãy chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất như đoạn nào ai nói, điểm nhấn chỗ nào, chỗ nào cần nhấn mạnh để gây ấn tượng đến khách mời và cách truyền tải thông điệp sao cho dễ hiểu và hết ý.

4. Sắp xếp và điều phối công việc

Khi bắt đầu điều phối công việc, bạn cần phân chia sao cho rõ ràng và phù hợp nhất có thể với từng bộ phận.

Cần phân chia công việc rõ ràng để kế hoạch thuận lợi triển khai

Ngoài ra chúng ta cũng cần phải có bộ phận giám sát, bảng tiến độ kế hoạch để theo dõi sát quá trình tổ chức hội nghị. Một số công việc khi tổ chức hội thảo có thể kể ra là:

• Thiết kế và gửi giấy mời đến khách
• Chuẩn bị, trang trí, setup hội trường
• Chuẩn bị quà tặng sau khi kết thúc hội nghị, sắp xếp phương tiện giao thông
• Tiếp và đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn các khách mời ngồi vào chỗ ổn định
• Trước khi gửi thư mời cần phải xem khách có đến dự được không để thống kế số lượng khách mời. Chúng ta nên gửi thư mời từ 4 đến 7 ngày trước ngày sự kiện và các thông tin trong thư mời cần rõ ràng, chi tiết để khách mời không nhầm lẫn.

5. Các bước chuẩn bị và chạy thử chương trình

Bạn nên setup và chuẩn bị cho sự kiện từ 1 đến 2 ngày để tránh vội vàng cũng như khắc phục sớm những rắc rối bất ngờ xảy ra. Một số công việc chuẩn bị như

• Bố trí vị trí cửa ra vào, cửa thoát hiểm
• Treo băng rôn, khẩu hiệu chào mừng khách
• Đặt bảng chỉ dẫn cho khách để tránh hỗn loạn, lộn xộn
• Bố trí trưng bày các mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ của công ty và doanh nghiệp
• Treo khẩu hiệu, slogan chính lên sân khấu
• Treo logo của doanh nghiệp, công ty

Khi tổ chức hội nghị hội thảo sẽ còn có những rắc rối phát sinh mà chúng ta chỉ có thể khắc phục tại chỗ hoặc dựa vào những kinh nghiệm sẵn có để khắc phục. Với những thông tin mà chúng tôi đưa ra hy vọng bạn sẽ tổ chức hội nghị thành công rực rỡ.