Quy trình tổ chức tiệc tất niên bắt đầu từ việc chuẩn bị một số việc sau

Khảo sát ý kiến

Khảo sát ý kiến của cán bộ nhân viên giúp chúng ta hiểu họ muốn gì và có thêm những ý tưởng độc đáo

Về ý nghĩa thì bản chất tiệc tất niên là bữa tiệc dành để tri ân cán bộ công nhân viên đã cống hiến suốt trong một năm vừa qua, chính vì vậy những ý kiến của các “nhân vật chính” này sẽ đóng góp rất lớn cho sự kiện, chúng ta nên làm một bản khảo sát nhỏ để trưng cầu ý kiến mọi người về bữa tiệc. Bạn có thể hỏi xem họ thích gì, thức ăn trong bữa tiệc sẽ có gì, hình thức của bữa tiệc ra sao…Việc này không những giúp bạn có những ý tưởng độc đáo, mới lạ mà còn biết được mong muốn của cán bộ nhân viên về bữa tiệc.

==========>Xem thêm: Bạn nên lưu ý những điều sau trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại hà nội

Tìm và chọn lựa đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên

Một bữa tiệc tất niên không chỉ cần mỗi việc bắt tay vào làm mà cần có quy trình tổ chức tiệc tất niên bài bản và chuyên nghiệp. Thêm nữa thời điểm cuối năm cũng là lúc doanh nghiệp bận rộn  để hoàn thành mục tiêu kinh doạnh của năm, các nhân viên cũng “bận lên bận xuống” nên không thể tự tay tổ chức buổi tiệc được. Chính vì vậy việc thuê một bên cung cấp dịch vụ tổ chức sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian cũng như có một buổi tiệc hoàn hảo nhất.

Tính toán trước chi phí cho tiệc tất niên

Sự kiện nào cũng vậy, chúng ta đều phải có phần dự trù ngân sách. Chúng ta có thể dựa vào thông tin như số lượng khách mời, địa điểm tổ chức, menu thức ăn, trang trí…để hoạch định một bản chi phí dự trù sao cho gần chính xác nhất có thể.

Chọn ý tưởng và chủ đề cho bữa tiệc

Một bữa tiệc không có concept, chủ đề sẽ rất hỗn loạn và như một nồi “lẩu thập cẩm”. Hãy lên cho mình một ý tưởng độc đáo và bám sát vào chủ đề đó rồi triển khai chương trình, bạn sẽ đỡ bị rối cũng như có cái nhìn tổng quan nhất. Ý tưởng chương trình bạn có thể dựa vào khảo sát lúc trước của cán bộ nhân viên hoặc dựa vào văn hóa công ty, loại hình kinh doanh mà lên ý tưởng hợp lý.

Lên kịch bản cho buổi tiệc

Một quy trình tổ chức tiệc tất niên chuẩn sẽ có kịch bản bao gồm 2 phần là phần lễ và phần hội

Phần lễ thường sẽ mang tính giới thiệu và mở màn cho chương trình bao gồm các hoạt động

• Đón khách: Phân công người phụ trách dẫn khách vào chỗ ngồi
• Mở màn: Bằng các tiết mục sôi động như múa, hát
• MC giới thiệu đại biểu, khách mời và chính thức khai mạc chương trình
• Chiếu video, clip 1 năm hoạt động của doanh nghiệp vừa qua
• Ban lãnh đạo phát biểu và gửi lời cảm ơn đến tập thể nhân viên cũng như khách hàng sau đó mở champage khai tiệc
• Vinh danh và trao thưởng cho tập thể, cá nhân xuất sắc trong năm vừa qua
• Toàn bộ công ty, khách mời cùng nhau dùng tiệc

Phần hội sẽ là những màn biểu diễn nghệ thuật, văn nghệ trong khi mọi người dùng tiệc

• Các hoạt động game show mời mọi người cùng chơi
• Hoạt đông văn nghệ của cá nhân, bộ phận trong công ty
• Bốc thăm trúng thưởng
• Chụp ảnh lưu niệm và kết thúc chương trình

Chọn hình thức tổ chức và lựa chọn địa điểm

Một địa điểm tốt và chuyên nghiệp sẽ giúp sự kiện hoành tráng hơn

Địa điểm và hình thức tổ chức sẽ phụ thuộc khá nhiều vào ngân sách của chương trình cũng như mong muốn của ban lãnh đạo và tập thể nhân viên. Đa phần các công ty có mặt bằng lớn sẽ tổ chức ở ngay công ty, tuy nhiên với công ty có diện tích không lớn mà nhiều nhân viên thì cần chọn những địa điểm rộng rãi như trung tâm sự kiện, nhà hàng lớn, resort…

Xây dựng các hoạt động cần thiết

Các hoạt động thường được tổ chức trọng sự kiện tất niên sẽ là những phần thi hát hò, nhảy múa hoặc những game show có phần thưởng.

Lên nội dung chương trình

Các phần của sự kiện tất niên đều cần được nối vào nhau cho mượt mà từ lúc khai mạc cho đến khi kết thúc, các phần đều không nên để thời gian trông quá lâu sẽ khiến mọi người mệt mỏi.

Trang trí

Hãy dựa theo chủ đề của buổi tiệc đã lên để từ đó trang trí theo, một số chủ đề trang trí hấp dẫn dịp cuối năm thường là tết, dạ hội, chấp cánh bay xa…

Tiến hành buổi tiệc

Những nội dung thường có của một buổi tiệc tất niên sẽ là cán bộ nhân viên báo cáo tình hình hoạt động, ban lãnh đạo đánh giá công việc năm vừa qua và trao thưởng cho những cá nhân và tập thể xuất sắc sau đó mọi người cùng nhau ăn uống và thưởng thức các tiết mục giao lưu, văn nghệ.

Khai mạc

Ở phần này ban lãnh đạo sẽ lên phát biểu và đánh giá về một năm hoạt động, phát triển của công ty và những mục tiêu trong năm mới.

Văn nghệ

Tiết mục giải trí có thể thuê các ca sĩ, nhóm nhảy biểu diễn hoặc cũng chính tập thể nhân viên đóng góp các phần thi, điều sẽ khiến bữa tiệc vui nhộn và thú vị hơn bởi những màn “tấu hài” của những đồng nghiệp thân quen. Ngoài ra các tiết mục đố vui, quay số trúng thưởng với những phần quà hấp dẫn cũng sẽ khiến không khí trở nên sôi động hơn.

Giao lưu

Hãy dành một khoảng thời gian để mọi người được giao lưu với nhau, nhân viên giao lưu với lãnh đạo, lãnh đạo giao lưu với khách hàng…Đây là dịp để mọi người gắn kết và hiểu nhau hơn.

Tiệc tất niên

Mọi người sẽ cùng nhau thưởng thức tiệc.

Kết thúc chương trình

Tiễn khách ra về và tặng món quà lưu niệm nho nhỏ, nếu là những sản phẩm mà công ty kinh doanh thì càng tốt. Sau đó ban tổ chức dọn dẹp và thanh toán chi phí cho đơn vị tổ chức.

Với quy trình tổ chức tiệc tất niên của chúng tôi, hy vọng công ty của bạn sẽ có một buổi tiệc thật hoành tráng và ý nghĩa.