Tìm hiểu quy trình và lưu ý cụ thể khi tổ chức hội nghị tại Hà Nội

Chi tiết các bước tổ chức hội nghị

Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp sẽ được thực hiện qua 6 bước cụ thể như:

Bước 1: Lên chủ đề buổi hội nghị

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng về chủ đề chính của buổi hội nghị. Vì thông qua chủ đề chính, bạn có thể lên được kịch bản chi tiết cũng như chuẩn bị được đồ trang trí, đồ dùng trong hội nghị. 

Bước 2: Lên kịch bản chi tiết hội nghị

Một kế hoạch cũng như kịch bản chi tiết của hội nghị cần đáp ứng những mục cụ thể như: Mục đích, nội dung chính thảo luận, địa điểm - thời gian tổ chức, ngân sách của buổi hội nghị, ban tổ chức chính, tổng hợp danh sách khách mời và chi tiết về từng chương trình trong hội nghị. 

Bước 3: Chuẩn bị hội nghị

Trong quá trình chuẩn bị hội nghị, bạn cần thực hiện các công việc cụ thể như: 

• Lựa chọn địa điểm, không gian tổ chức

• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm với hội nghị như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón

• Lên kế hoạch truyền thông, marketing cho sự kiện

• Chuẩn bị tài liệu và phát thư mời cho khách tham dự

Bước 4: Tổ chức hội nghị

Bước tổ chức sẽ thực hiện hai công việc chính là đón tiếp khách tham dự và điều phối các hoạt động trong hội nghị diễn ra theo đúng chương trình kịch bản, kế hoạch đã lên

Bước 5: Kết thúc hội nghị

Khi kết thúc hội nghị, bạn cần thực hiện trao tặng quà cho khách tham dự cũng như ghi lại biên bản hội nghị và kết luận lại về các vấn đề đã được giải quyết trong hội nghị. 

Bước 6: Tổng kết hội nghị

Sau khi kết thúc, bạn cần xử lý lại nội dung hội nghị bằng cách đánh giá và kiến nghị lên các đơn vị, ban tổ chức về nội dung đã thảo luận. Đồng thời, bạn cần đánh giá về hiệu quả buổi hội nghị thông qua số người tham dự thực tế và kết quả của việc truyền thông.

Lưu ý khi tổ chức hội nghị

Xác định chủ đề hội nghị

Chủ đề sẽ giúp thể hiện thông điệp cũng như mục đích chính của hội nghị. Vì vậy, bạn cần xác định chủ đề ngay từ những bước đầu tiên. Tuy nhiên chủ đề không nên rườm rà hay quá dài mà chỉ cần ngắn gọn tóm tắt được tổng quan toàn bộ nội dung sự kiện. 

Mời những chuyên gia đến tham dự

Trong một buổi hội nghị, những chuyên gia hay khách mời có chuyên môn, kinh nghiệm nhất định sẽ giúp gia tăng thêm uy tín và sự chuyên nghiệp cho chương trình. Khi mời chuyên gia, bạn cần chuẩn bị sẵn các câu hỏi cũng như kịch bản cụ thể để đảm bảo sự trôi chảy của chương trình. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Địa điểm tổ chức hội nghị cần lựa chọn chuẩn xác, đáp ứng được quy mô chương trình cũng như có đầy đủ trang thiết bị cùng dịch vụ hỗ trợ. Tránh lựa chọn những địa điểm quá nhỏ hoặc quá lớn hay không có đầy đủ thiết bị, dịch vụ sẽ không đảm bảo hiệu quả tổ chức, 

Thực hiện marketing, truyền thông sự kiện

Trước và trong khi hội nghị diễn ra, việc thực hiện marketing cũng như truyền thông là vô cùng cần thiết. Bạn nên xác định hoạt động truyền thông phù hợp trong khoảng thời gian từ 1 - 2 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Đồng thời cũng cần lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp để đảm bảo hiệu quả thực hiện.

Lưu thông tin, ý kiến của khách mời

Các buổi hội nghị đều nhằm mục đích tổng kết lại hoạt động đã diễn ra. Vì vậy, bạn cần lưu lại thông tin cũng như ý kiến của từng khách mời tham dự để phục vụ cho việc đánh giá, tổng kết toàn bộ chương trình hội nghị. 

Địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội 

Tại Hà Nội hiện nay có nhiều địa điểm tổ chức sự kiện, hội nghị. Tuy nhiên bạn cần khảo sát cũng như đánh giá cụ thể về các địa điểm để đảm bảo lựa chọn được nơi tổ chức phù hợp nhất. 

Và nếu bạn đang phân vân tìm địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội thì CTM Palace sẽ là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. CTM Palace là trung tâm chuyên tổ chức sự kiện và tiệc cưới với không gian rộng rãi, dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo của bạn. 

Vì vậy, hãy liên hệ ngay với CTM Palace qua hotline 0936 496 466 hoặc 0243 7464 666 để được tư vấn, hỗ trợ về địa điểm tổ chức sự kiện, hội nghị nhanh nhất.

Xem ngay >>>> Giảm 20% tổ chức hội nghị tại hà nội vào cuối tuần