Xác định chủ đề trước khi tổ chức hội nghị

Xác địch chủ đề là bước đầu tiên để tổ chức một hội nghị

Điều đầu tiên bạn cần làm khi tổ chức hội nghị đó là xác định được chủ đề cụ thể và rõ ràng của hội nghị. Khi bạn xác định được chủ đề chương trình thì mới có cơ sở để lên kế hoạch cũng như thực hiện các việc tiếp theo. Bên cạnh đó việc xác định chủ đề trước sẽ khiến bạn không phải đi lạc đề mà chỉ cần thiết kế và thực hiện mọi thứ xung quanh chủ đề của bạn là được.

======>Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo tại hà nội bạn cần biết

Có một kế hoạch thật chi tiết

Xây dựng kế hoạch chi tiết là bước rất quan trọng khi bạn tổ chức hội thảo hội nghị. Bản kế hoạch gồm phải có được:

• Xác định mục tiêu khi tổ chức hội nghị là gì
• Nghiên cứu những đối tượng tham dự sự kiện như khách mời, đối tác, truyền thông
• Xây dựng các nội chung chính sẽ diễn ra trong hội nghị và áng chừng thời gian mỗi phần để tính thời lượng cả chương trình
• Liệt kê các hóa đơn, ngân sách cần được chi cho hội nghị
• Xây dựng một kịch bản chi tiết về các phần trong chương trình, thời lượng cũng như dự đoán các vấn đề xảy ra và cách xử lý để đề phòng rủi ro xảy ra.

Xác định địa điểm tổ chức

Sau khi bạn đã có một kế hoạch thật chi tiết thì phần tiếp theo để tổ chức hội thảo đó là phải xác định được địa điểm tổ chức. Những hội nghị nhỏ thì đa phần mọi người sẽ tổ chức ngay tại công ty tuy nhiên với những hội nghị lớn hơn, quy mô hoành tráng hơn thì hội nghị sẽ được tổ chức ở nhà hàng và khách sạn hoặc là trung tâm hội nghị.

Xác định được thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức hội nghị thường rơi vào thời điểm cuối tuần

Việc tiếp theo bạn cần làm khi tổ chức hội nghị là xác định thời gian tổ chức. Việc xác định thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào khách mời, đa phần các doanh nghiệp sẽ tổ chức hội nghị vào thời điểm cuối tuần khi đa phần mọi người rảnh rỗi.

Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Tiếp theo chúng ta vào phần chuẩn bị cho sự kiện. Các công việc mà bạn cần làm lúc này là set up bố cục và không gian tổ chức, sắp xếp dịch vụ ăn uống, thực hiện công tác truyền thông cho sự kiện, in ấn các tài liệu phục vụ cho hội nghị….

Tiến hành thực hiện chương trình

Khi đã chuẩn bị xong thì tất nhiên chúng ta sẽ phải thực hiện chương trình. Bạn cần nhớ là phải tiếp đón khách chu đáo và sắp xếp các vị trí ngồi cho hợp lý, những vị trí quan trọng VIP thì phải sắp xếp hợp lý để không tạo ra cảm giác khó chịu. Trong quá trình chương trình diễn ra bạn hãy cố bám sát theo kịch bản và kế hoạch nhất có thể, nếu có rắc rối phát sinh thì hãy nhanh chóng giải quyết bằng các cách mà bạn đã dự phòng.

Kết thúc chương trình

Bạn hãy chuẩn bị một phần quà nho nhỏ cho khách mời sau khi chương trình kết thúc. Bạn cũng có thể gửi kèm tài liệu với nội dung chủ chốt của hội nghi cho khách mời nghiên cứu thêm sau khi về nhà. Vậy là xong, việc cuối cùng cần làm đó là bạn hãy đánh giá hội nghị của mình đã thành công chưa, có kết quả như mình mong đợi không, nếu không thì có gì sai sót để khắc phục…với mục đích để cho sự kiện lần sau sẽ thành công hơn.

Nếu nắm rõ được những thông tin trên thì chắc chắn bạn sẽ tự tay tổ chức một hội nghị thành công. Tổ chức hội nghị hội thảo không hề có, cái bạn cần là một sự quyết tâm và chăm chú trong công việc và chúng tôi tin rằng doanh nghiệp của bạn sẽ có một hội nghị hội thảo thành công rực rỡ.